Vos missions en quelques mots

La sous-direction de préfiguration de l’agence ministérielle de gestion (SDPAMG), rattachée au secrétariat général pour l’administration, est responsable de la programmation et de la passation des actes d’achats de prestations intellectuelles et de communication, de l’exécution des dépenses commande publique et hors commande publique (de l’ordonnancement à la liquidation, incluant régies de recettes et d’avances) et des recettes des organismes dont elle assure le soutien.
Au sein de la section “ Performance, contrôle interne et reporting “ du bureau Performance, conseil juridique et relations clients/fournisseurs, l’agent assure l’administration fonctionnelle des systèmes d’information achats-finances (notamment Chorus formulaires et, en suppléance ALPHA). Il/elle est l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des prescripteurs au sein de la SDPAMG, assurant la gestion des sollicitations des utilisateurs et contribuant à leur accompagnement par la conception et la mise à disposition d’outils d’assistance favorisant leur formation et leur autonomie.
L’agent participe également au déploiement des dispositifs de contrôle interne au sein de la SDPAMG. Il/elle élabore des indicateurs et réalise, actualise les tableaux de bord destinés au suivi de l’activité de la sous-direction. Par ailleurs, il/elle prend part aux actions de communication interne et externe conduites par la sous-direction.
Des missions complémentaires, en lien avec les activités de la section, peuvent lui être confiées
- Assurer le support fonctionnel et technique aux utilisateurs de l’outil Chorus formulaires
- Gérer la suppléance sur l’outil ALPHA en cas de besoin.
- Mettre à jour la documentation des processus achats en cohérence avec les autres processus de la SDPAMG.
- Concevoir et mettre à jour des guides et documents d’assistance pour faciliter la formation et l’autonomie des utilisateurs
- Assurer l’interface avec la DAF sur les outils métiers (Chorus et ALPHA)
- Participer au déploiement des outils de contrôle interne au sein de la SDPAMG
- Élaborer des indicateurs pertinents et réaliser, actualiser les tableaux de bord destinés au suivi de l’activité de la sous-direction.
- Participer à des projets transversaux, notamment en communication interne et externe
- Assurer l’ensemble des tâches qui lui sont attribuées par son supérieur hiérarchique

Profil recherché

Il est demandé une expérience dans le pilotage d’activités et notamment sur l’élaboration d’indicateurs. Une bonne connaissance du tableur Excel (tableau croisé dynamique, fonctions Excel, élaboration de graphes…)

Compétences attendues

- AUTONOMIE
- TRAVAIL EN EQUIPE
- RIGUEUR
- PRISE D’INITIATIVES
- EXPRESSION ECRITE
- EXPRESSION ORALE
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- INDICATEURS ET TABLEAU DE BORD
- REGLES, PROTOCOLES ET PROCEDURES D’UN DOMAINE
- MAITRISE DES RISQUES DES ORGANISMES - CONTROLE INTERNE