Vos missions en quelques mots

Missions :

Sous l'autorité hiérarchique de la conseillère pour les musées, l'agent exerce les fonctions d'assistance administrative et plus particulièrement la gestion des dossiers sur le volet financier (fonctionnement et, le cas échéant, investissement). À ce titre, l'agent assure la mise en œuvre des actions suivantes, pour l'ensemble des dossiers du service des musées :

* Gestion budgétaire et financière des actions 3 et 8 du BOP 175 ;

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- Suivi de l'exécution budgétaire des crédits de fonctionnement et d'investissement du service des musées ;

• Pour les dossiers de fonctionnement : instruction administrative des demandes de subventions (de la réception des dossiers à leur clôture) ; préparation des dossiers d'engagement et de paiement et des actes attributifs (arrêtés ou conventions) en lien avec le bureau des affaires financières (notamment saisie dans le logiciel Arpège et engagement dans Chorus Formulaire) ; contrôle des comptes-rendus et pièces justificatives ; remplissage des outils de suivi ;

• Pour les dossiers d'investissement : instruction administrative des demandes de subventions (de la réception des dossiers à leur clôture) ; préparation des dossiers d'engagement et de paiement et des actes attributifs (arrêtés ou conventions) en lien avec le bureau des affaires financières (notamment saisie dans le logiciel Arpège et engagement dans Chorus Formulaire) ; suivi des autorisations d'engagement (AE) et des crédits de paiement (CP) ; traitement des demandes de paiement et de prorogation ; contrôle des demandes d'acomptes et de soldes ; vérification des pièces justificatives et contrôle des dépenses au regard de l'opération subventionnée ; suivi des restes à payer et des échéanciers ; remplissage des outils de suivi ;

• Suivi administratif global de ces dossiers (renseignements aux usagers, accompagnement dans leurs démarches, préparation et envoi des courriers de notification, etc.).

• Assistance ponctuelle des conseillères pour les musées : saisie de courriers et documents ainsi que mise en signature, préparation de leur envoi et leur archivage papier et numérique, suivi et mise à jour des documents de suivi et des fichiers d'adresses, recherche de documents dans les dossiers archivés. Si nécessaire, appui administratif pour la tenue des commissions scientifiques régionales et des délégations permanentes (participation à l'organisation matérielle et logistique des commissions, préparation de courriers, etc.).

Profil recherché

Connaissances et compétences techniques :


-Connaissance des règles budgétaires et comptables publique

-Connaissances des procédures de gestion

-Connaissances des procédures administratives

Savoir-faire :

-Capacité d’analyse financière

-Rigueur dans le suivi administratif

-Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (suite Office, Outlook,

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Arpège, Chorus) et capacité d’adaptation au regard des outils employés

au sein du service

-Aptitude à rédiger des documents administratifs

-Être garant de la conformité des dossiers au regard et de la qualité

comptable

Compétences comportementales (savoir être) :


-Sens de l’organisation

-Sens du service public

-Rigueur

-Autonomie

-Réactivité

-Disponibilité

-Sens du travail en équipe, de l’écoute et des relations humaines

-Sens du relationnel et de l’accueil

-Réserve et discrétion

Niveau d’études minimum requis

• Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents