Vos missions en quelques mots

Sous l'autorité de l'adjointe au directeur général, il est chargé des fonctions suivantes :

1. Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes ; gestion des messages et accueil des visiteurs ;

2. Gestion des agendas électroniques et des plannings de l'adjointe au directeur général et, le cas échéant, du directeur général ;

3. Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocation...) et centralisation d'informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;

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4. Suivi du circuit de validation dans le cadre de la gestion dématérialisée du courrier via l'application Maarch ;

5. Gestion des déplacements temporaires sur Chorus DT : organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais pour l'adjointe au directeur général et les chargés de missions qui lui sont directement rattachés ;

6. Structuration au quotidien de la documentation de l'adjointe au directeur général et préparation des opérations d'archivage des dossiers en liaison avec la mission des Archives ;

Le titulaire du poste assure les misions d'assistante du directeur général quand cette dernière est absente ou en congés et travaille en binôme avec elle.

Profil recherché

Le titulaire du poste doit pouvoir faire preuve des compétences suivantes :

Savoir-faire :

- Parfaite maîtrise des techniques du secrétariat et de la bureautique ;
- Maîtrise de l’outil informatique : word, excel, outlook ;
- Maîtrise de l’orthographe ;
- Bonne connaissance des règles de fonctionnement de l’administration.

Savoir-Etre :

- Respect de la confidentialité des informations ;
- Rigueur et méthode dans l’organisation ;
- Capacité à dialoguer avec aisance avec différentes catégories d’interlocuteurs ;
- Autonomie et sens de l’initiative.