Pour les besoins de plusieurs expositions temporaires, LUMA Arles recherche un.e Chargé(e) d’Accueil et de Coordination. Ses missions principales seront l’accueil du public, la gestion de l’équipe des Chargés.ées d’Accueil et Chargés.ées d’Accueil et Billetterie, la bonne marche de la billetterie et veiller à la diffusion des informations sur le site du Parc des Ateliers.

Le.a Chargé.e d’Accueil et Coordination travaillera sous la responsabilité des Responsables Accueil, et en lien étroit avec le Pôle Réservations et Billetterie.

Missions :

Accueil

• Être garant de la qualité de l’accueil (physique/téléphonique) des visiteurs, s’assurer de la bonne gestion des flux

• Participer à l’amélioration et la qualité de l’expérience de vente

• Veiller au bon fonctionnement et à la bonne tenue des espaces ouverts au public

• S’assurer de la qualité de services rendus aux visiteurs

Management

• Assurer le management des équipes Accueil et Billetterie : briefs/débriefs quotidiens, transmission des informations et procédures, plannings de rotation journaliers, être garant du respect des procédures et consignes

• Prévenir et gérer les éventuels dysfonctionnements ainsi que les situations de tension ou de conflit qui pourraient survenir avec les visiteurs

Billetterie

• Connaître les activités et les offres de LUMA Arles, informer et conseiller les publics, les orienter, répondre à leurs questions et assurer la promotion des offres de LUMA Arles

• S’assurer de la mise à jour des informations relatives à la billetterie

• Superviser l’ouverture et la clôture de caisse, les bilans de caisse et assurer le suivi des erreurs de caisse

• Effectuer des ventes et des encaissements sur le logiciel de caisses, le dépôt des recettes

• Manipulations sur le logiciel de billetterie dites de premier niveau

• Etre garant de la bonne transmission de toutes réclamations des visiteurs ou demande de remboursement et faire remonter tout dysfonctionnement du parc billetterie (PDA, logiciel, caisse…), participer au suivi du matériel

Autres missions

• Coordination avec les autres services LUMA Arles et les prestataires, faire remonter les sujets problématiques

• Participer à l’élaboration des procédures et dispositifs d’accueil du public et billetterie et s’assurer de leurs bonnes applications

• Suivre le recrutement des équipes en renfort pendant la période estivale

• S’assurer de la bonne formation des personnes recrutées en accueil et/ou en billetterie, organisation et animation

• Suivi des projets liés au Pôle Accueil : création de cahier des charges, établissement de devis, suivi des stocks et des commandes…

• Suivi du stock du matériel et des uniformes

• Assurer une veille sur les sujets d’accessibilité au Parc des Ateliers

• Niveau Bac +2

• Expérience pertinente en accueil du public

• Compétences managériales et organisationnelles

• Connaissance d’un logiciel de billetterie un plus

• Maitrise des outils informatiques

• Bonne maitrise de l’anglais : écrite et orale

Qualités requises

• Bonne présentation

• Bonnes capacités orales et aisance relationnelle

• Ponctualité, dynamisme, rigueur, implication, curiosité

• Polyvalence, esprit d’équipe

• Intérêt pour le secteur culturel et l’art contemporain

• Disponibilité les week-ends, de manière exceptionnelle en soirée, planning variable selon les saisons

Sélection sur CV et lettre de motivation puis entretien