Rattaché(e) à la Directrice du Département Shared Services, le/la chargé(e) de programmes et scolarité a un rôle de support administratif aux programmes. Il/elle réalise le suivi académique des étudiants/participants depuis leur admission jusqu'à l'obtention de leur diplôme.

Principales responsabilités :

Support aux programmes :

- Garantir la programmation et la mise en paiement des prestations d'enseignement selon les règles de gestion d'HEC recouvrant :
- Sharepad :
Création des programmes :
Création des offres de programme
Création des modèles et offres de cours
Demande de création intervenants
Création des plannings
Gestion des attributions
Pointage des activités
- SAP :
Demande de création fournisseur
Demande d'achat, impression et envoi de la commande à l'intervenant
Réception de la commande
Gérer la situation des engagements
- Notilus :
Enregistrement des notes de frais
Indicateurs et extractions de données : contribuer à alimenter les indicateurs d'activité et aux extractions de données.

Gestion de la scolarité :

Accueil et inscription:
- Gère l'inscription des étudiants/participants dans l'outil de gestion dédié (Sharepad)
- Créé les comptes réseau et messagerie
- Assure le suivi des dossiers et parcours des participants
Gestion administrative:
- Tient à disposition les données pour répondre aux différentes études

Relations internes et externes
- Travaille en collaboration avec d'autres services / entités

Formation Bac + 2 souhaitée
Anglais (niveau B2 minimum)
Capacité à travailler en équipe et en mode transversal
Très bon relationnel et sens du travail en équipe
Sens du service
Rigoureux(se) et organisé(e)
Autonomie et initiative
Flexibilité et disponibilité
Bonne maîtrise des outils informatiques Pack office
Une connaissance de Sharepad et de l'enseignement supérieur ou de la formation continue est un plus.