En raison d’une croissance rapide de son activité et de son internationalisation, notre client recherche un(e) Office Manager afin de renforcer ses équipes et soutenir l’organisation au quotidien.

Contexte du poste

Missions principales

1. Gestion administrative et support à la direction :

• Faciliter la communication entre les différents services pour encourager la collaboration et l’efficacité dans tous les projets

• Assurer le soutien quotidien à la direction générale : gestion du courrier, appels téléphoniques, accueil des visiteurs et candidats (recrutement), diffusion des informations internes et externes.

• Gestion des livraison dans les locaux

• Assurer la qualité, la fiabilité et la mise à jour des données dans les outils internes

• En fonction des besoins, participer à la préparation et au suivi des réunions : préparation matérielle, comptes rendus, etc.

• Suivre les indicateurs de performance opérationnelle et financière (KPI) : facturation et suivi opérationnel des activités de l’entreprise.

• Contribuer à la rédaction et à la mise à jour de documents administratifs (notes internes, certificats de formation, documents réglementaires tels que le DUERP, etc.).

2. Gestion comptable et suivi des achats : Assurer l’interface entre le service comptabilité et les équipes

• Suivi et validation des factures fournisseurs et achats

• Gestion de la facturation clients (création de factures)

• Assurer le suivi et le rapprochement des dépenses (notes de frais, cartes véhicules, achats courants).

• Gérer les commandes et achats de matériel, fournitures et consommables (bureautique, informatique, logistique).

• Mettre à jour les indices de revalorisation contractuelle

• Assurer le suivi et le pilotage des réclamations clients (LRAR, litiges).

3. Gestion des clients et de la formation :

• Création des nouveaux Clients

• Création des contrats Clients

• Saisie des commandes

• Rédaction des certificats de formation Qualiopi

4. Gestion des espaces de travail et des ressources matérielles

• Gérer les espaces de travail, de pause et de restauration sur site (Suresnes) : propreté, rangement, entretien et maintenance des locaux, suivi des prestations de nettoyage, application des règles de vie commune, etc

• Communiquer avec les services généraux (demande de badge, autorisation d’accès, …)

• Veiller au respect des consignes d’utilisation des locaux de Suresnes (rédaction de notes + rappels)

• Suivre les contrats et prestataires liés aux services généraux (maintenance, nettoyage, fournitures, sécurité, accès).

• Gérer l’inventaire du matériel (ordinateurs, smartphones, licences, mobiliers) et assurer les installations/attributions ou changements.

• Gérer la réserve et les goodies (rangement, inventaire, etc)

• Superviser la gestion du parc automobile : attribution des véhicules de fonction, suivi de l’entretien, gestion des clés, traçabilité des conducteurs, et des cartes essence.

• Organiser les déplacements professionnels (réservations, hôtels, transports).

• Participer à la logistique des événements internes et à la vie de bureau (séminaires, moments conviviaux, événements clients).

5. Suivi des présences et coordination interne

• Vérifier la mise à jour du fichier de suivi des présences et la cohérence avec les déclarations.

• Faire le lien entre les différents services (direction, comptabilité, RH, support, CSM) pour fluidifier la communication et renforcer la collaboration.

• Diffuser les consignes d’utilisation des locaux et veiller à leur application.

• Être un point de contact privilégié pour les salariés sur les questions logistiques.

Conditions

• Poste basé à Suresnes (92).

• CDI – Temps plein en présentiel

• Rattachement hiérarchique : Direction Générale (en lien étroit avec la comptabilité et les RH).

• Rémunération : entre 35 000 et 40 000 euros brut annuel (39 heures) selon expérience

Pourquoi les rejoindre ?

• Une entreprise à taille humaine, en croissance, dans un environnement technologique stimulant.

• Une culture favorisant la confiance, l’autonomie et la collaboration.

• Un poste clé, transversal et évolutif, au cœur du fonctionnement de l’entreprise.

• Formation et expérience

Bac +2 en gestion, assistanat, administration, ou équivalent.

Expérience confirmée (3 à 5 ans minimum) sur un poste d’assistant(e) polyvalent(e), office manager ou administratif(ve) dans un environnement dynamique (idéalement tech ou PME).

À l’aise avec les outils informatiques et collaboratifs (pack Office, Google Workspace, outils internes type ERP/CRM, Twimm apprécié).

Connaissances en comptabilité

• Compétences et qualités

Organisation et rigueur : priorisation efficace, gestion simultanée de plusieurs sujets.

Polyvalence et autonomie : capacité à passer d’une tâche administrative à une mission logistique ou événementielle.

Esprit d’équipe et sens du service : rôle de facilitateur au quotidien.

Communication claire et positive : aisance relationnelle, diplomatie, discrétion.

Fiabilité et sens des responsabilités : rigueur dans le suivi des données et des procédures.

Bonne culture numérique et appétence pour les environnements tech.

1er entretien avec Lucile, Talent Aquisition au sein du cabinet de recrutement FACILIB

Suite des entretiens avec le client