À propos de notre client

Créée en 2016, notre client est une maison française à l’ADN international (une forte part du CA à l’export), avec plusieurs points de vente à Paris et une présence dans un réseau de distribution international. L’entreprise compte environ 20 collaborateurs en France dont 15 au siège.

Notre client recherche un·e Office Manager expérimenté·e, fiable et réel partenaire de la direction afin de structurer et soutenir leurs opérations au quotidien . Vous serez le point d’ancrage administratif, organisateur·trice du bureau et tiers de confiance pour fluidifier les décisions de la direction.

VOS MISSIONS

1) Administration, facturation & comptabilité

• Paiement des factures (récurrentes ou ponctuelles)

• Suivi de la validation des factures fournisseurs avec les différentes équipes

• Organisation des documents pour la clôture comptable (classement, archivage, récupération des factures)

• Suivi des contrats de service (assurances, ménage, etc.)

• Support à la récupération des documents de douane auprès de transporteurs

• Coordination avec notre cabinet d’expertise comptable, déclaration DEB mensuelle

2) Vie de bureau & showroom

• Organisation des réunions au bureau (entretiens, clients, etc.) et accueil des visiteurs

• Gestion du bon ordre dans le bureau et le showroom : rangement, gestion des fournitures, maintenance (imprimantes, cafetières, matériel divers)

• Commande et installation de matériel (ordinateurs, téléphones, mobilier, eau, etc.)

• Courses et petits déplacements (poste, encadreur, etc.)

• Suivi du matériel et des clés, organisation de l’espace et archivage

• Coordination logistique des besoins des boutiques (étiquettes, flyers, steamers…)

3) Support RH

• Premier filtre pour les candidatures, coordination des plannings de recrutement

• Suivi des absences, congés, périodes d’essai, arrêts maladie, pointage sur Payfit

• Préparation mensuelle des éléments pour la paie

• Onboarding / offboarding : matériel, e-mails, conventions de stage, etc.

• Animation du bon fonctionnement du bureau : propreté, ambiance, communication claire

4) Achats, projets & coordination

• Recherche et comparaison de fournisseurs (impressions, vitrines, matériel, etc.)

• Suivi de devis, demandes d’informations, négociation de tarifs

• Réservations de trains, hôtels, déplacements de l’équipe

• Gestion du calendrier du fondateur, envoi d’invitations, coordination de planning

• Suivi administratif pour les dépôts des dessins

• Au moins 6 ans d’expérience en Office Management / Administration, dont une expérience significative dans une même entreprise (stabilité).

• Fiabilité, sens aigu du détail et de la confidentialité, vous savez créer des liens de confiance et inspirer sympathie et respect dans vos relations de travail que ce soit avec la direction et avec les équipes.

• Excellente organisation, sens des responsabilité et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

• Proactivité, vous tenez la direction au courant de l’avancée des sujets tout en sachant anticiper les besoins et être un véritable partenaire pour faire avancer l’entreprise au quotidien.

• Français irréprochable ; anglais courant (échanges à l’oral, écrit fonctionnel) vous êtes à l’aise dans une équipe multiculturelle et dans un contexte international.

• Aisance avec les logiciels : Payfit, Qonto, ClickUp, suite Google/Microsoft ; Silae est un plus.

• Savoir‑être : discrétion, sens du service et de l’hospitalité, présentation soignée, énergie positive et fédératrice ; vous inspirez le respect tout en restant accessible.

Conditions & environnement

• Contrat : CDI / Statut à définir / 40h

• Présentiel au siège dans le 8ème arrondissement.

• Rémunération : 45–55 k€ brut/an selon profil.

• Convention collective : 3148

• Avantages : cuisine/espace de restauration (frigo, micro‑ondes), boissons et friandises, bureaux d’exception au cœur du 8ᵉ arrondissement.

1. 1er entretien en visio avec Facilib

2. 2ème entretien en présentiel avec Facilib

3. Tests écrits + références.

4. Entretien en présentiel avec le client (direction)