Secrétariat du pôle Partenariats et Expertises :
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion de l’agenda
- Organisation de réunions, visites, événements…
- Traitement du courrier (envoi, réception, dispatching, suivi)
- Rédaction de mise en forme de courriers, documents, présentations, rapports
- Apport du support nécessaire aux différents chargés de missions du pôle
- Mise à jour de listings/ contacts
- Classement, diffusion et archivage des dossiers, informations des documents de diverses natures
- Assurer une continuité avec les autres assistantes de direction de la DRCI, notamment en cas d’absence
- Commande en logistique, intendance

Missions spécifiques :
-Gestion en binôme avec le chargé de mission de la gestion des appels à candidatures internes AP-HP en lien avec les partenaires
-Gestion en binôme avec le secteur expertise juridique des démarches réglementaires portant que les ressources biologiques à des fins de recherche

Savoir-faire requis
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) ;
Accueillir et orienter des personnes
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;
Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles (prise de notes)
Esprit d’équipe,
Qualités relationnelles et de communication, polyvalence, dynamisme
Accueil téléphonique.

Savoir-être
Capacité à s’adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction des enjeux de la situation et du type d’interlocuteur (respect de la confidentialité) ;
Capacité à mettre en forme les informations à transmettre et établir la relation et le feed-back nécessaire à la compréhension mutuelle. (communication transmission) ;
Capacité à atteindre ses objectifs en faisant face aux difficultés et obstacles de tous ordres rencontrés. (résultats, initiative) ;
Capacité à s’intégrer et coopérer dans un ou plusieurs groupes de travail, projets ou réseaux et d’y apporter une contribution efficace (travail d’équipe, curiosité).

Connaissances associées
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
Connaissance de l’institution ou du secteur public hospitalier

PRE-REQUIS
Expérience en secrétariat de direction et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat de direction / BTS assistante de direction