Assurer l’assistance administrative, organisationnelle et budgétaire du Directeur et du Directeur général des services, et contribuer au bon fonctionnement des instances et activités pilotées par la direction générale des services.  

Appui au Directeur et au DGS

• Organiser et prioriser l’agenda en cohérence avec les enjeux de l’établissement ;

• Assurer un rôle d’interface entre la direction et les composantes/services de l’établissement, en facilitant la circulation de l’information ;

• Préparer les réunions : constitution et structuration des dossiers, vérification des éléments transmis, préparation de notes ou supports ;

• Organiser la logistique des réunions, déplacements et événements professionnels ;

• Anticiper les échéances institutionnelles et réglementaires ;

• Assurer le suivi des décisions et veiller à leur mise en œuvre en lien avec les services concernés.

Gestion budgétaire de la direction

• Préparer et piloter le budget de fonctionnement et d’investissement de la direction ;

• Assurer l’exécution du budget de la direction, du pôle vie étudiante, du service santé hygiène et sécurité, du service ressources humaines et du service système d’information (préparation des engagements juridiques et des services faits) ;

• Produire des états de suivi et contribuer à la fiabilisation des données budgétaires.

Organisation et sécurisation des instances et concours

• Contribuer à l’organisation matérielle et administrative des instances pilotées par la direction générale des services (Conseil d’administration, Comité social d’administration…) ;

• Assurer le suivi administratif des délibérations ;

• Participer à l’organisation matérielle des concours académiques et des concours administratifs et techniques ;

• Veiller au respect des calendriers et des procédures.

Savoir               

• Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche souhaitée ;

• Connaissance des procédures administratives et budgétaires attendue ;

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams) attendue ;

• Maîtrise des outils de gestion financière (SIFAC+/SAP) souhaitée ;

• Niveau B1 en anglais souhaité.

Savoir-faire     

• Hiérarchiser les priorités et gérer des agendas complexes ;

• Apprécier le degré d’urgence et d’importance des informations ;

• Gérer des demandes multiples dans des délais contraints ;

• Organiser son activité de manière autonome ;

• Travailler en transversalité avec l’ensemble des services ;

• Comprendre les projets structurants de l’établissement pour en assurer le suivi.

Savoir être      

Autonomie ;

Réactivité ;

Rigueur ;

Sens de l’organisation ;

Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité ;

Sens du relationnel et posture adaptée à un environnement de direction.