Afin d’appuyer l’action de la direction de Medicen et d’optimiser le bon fonctionnement d’ensemble de l’association, nous recrutons un(e) office manager à temps partiel (3 jours par semaine, idéalement lundi, mardi et jeudi).

Vous ferez partie de l’équipe « Administration, Finances et Communication » et vous relèverez du secrétaire général de Medicen Paris Region.

En tant qu’office manager, vous contribuerez aux actions suivantes :

Assistanat de direction

• Assurer l’assistanat du délégué général et du président

• Gérer les agendas et plannings du délégué général et du président

• Gérer des déplacements du délégué général et du président

• Gérer le courrier entrant et sortant

• Classer et archiver, mettre à jour le CRM

Support équipe

• Planifier et organiser les réunions et les événements internes (réunions d’équipe hebdomadaires, séminaires, team building, …)

• Participer à l’organisation des réunions de gouvernance (convocations, supports d’animation, comptes-rendus)

• Soutenir la logistique des grands événements

• Organiser l’onboarding des nouveaux arrivants (poste de travail, ouverture de droits, visites médicales, calendrier RH, …)

• Soutenir la mise en place des évènements et activités pour améliorer l’engagement des salariés en lien avec le comité de direction

• Encourager le bien-être et la qualité de vie au travail

Gestion des moyens généraux et bureautique

• Relations avec le manager du bâtiment

• Achat des fournitures et consommables, gestion des stocks, rangement

• Gestion des prestataires (traiteurs, copieur, nettoyage, …)

• Gestion de l’infogérance informatique et téléphonie

Veille et Information

• Effectuer des recherches documentaires à la demande (formations, réglementation, …)

• Assurer la circulation de l’information

• Titulaire d’un diplôme universitaire en management (licence AES, licence gestion des organisations, Master RH, …)

• 5 à 7 années d’expérience dans un poste équivalent en entreprise ou structure associative/fédérative

• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques en général (pack office, CRM, Trello, Monday, …)

• Une expérience dans le secteur de la santé ou de l’innovation serait un plus

• Positif, autonome, sens de l’organisation, capacités relationnelles, aptitude orale et communication écrite

• Capacité à véhiculer un esprit optimiste et positif, à stimuler les échanges et la communication

• Aptitude à travailler en transverse avec l’équipe et les partenaires

• Bon niveau d’anglais

Pour ce recrutement, 3 entretiens sont prévus.