Activités principales

1.     Missions auprès de la direction générale (DG et DGA)

Missions d’assistanat

·       Point de contact pour les interlocuteurs internes et externes

·       Gestion de l’agenda de la DG et organisation des déplacements

·       Organisation des réunions des comité de direction, codir élargi, comité de programmation, rédaction des comptes-rendus et suivi de la mise en œuvre des décisions

·       Préparation et organisation de séminaire de la Direction Générale

·       Coordination des éléments de présentation de la DG aux personnels (ex: présentation des feuilles de route)

·       Suivi du calendrier des propositions de distinctions honorifiques. Préparation, coordination et transmission des candidatures au ministère de la culture

·       Suivi du budget de la Direction générale (transmission des notes de frais, engagement des bons de commande)

Missions Administratives et juridiques

·       Définition du calendrier des instances de gouvernance de l’institution

·       Préparation du déroulé des réunions des instances de gouvernance de l’institution

Missions liées à la gestion et la coordination des espaces du musée

·       Coordination avec la DGA de la gestion des espaces des musées : suivi des réunions hebdomadaires de la gestion des espaces, diffusion des informations internes et externes, organisation de la circulation

2.     Missions auprès des directeurs

·       Prise des rendez-vous avec les interlocuteurs extérieurs

·       Mise en œuvre des réunions internes liées à des projets transverses

3.     Missions transverses

·       Contribution à l’animation de la stratégie Responsabilité Sociale des Organisations :

o   Contribution au suivi des indicateurs du plan d’action ;

o   Coordination et animation de la démarche par la mise en œuvre d’actions concrètes ;

o   Participation aux groupes de travail et accompagnement des opérationnels ;

o   Veille sur l’évolution des normes et réglementation en vigueur, les acteurs, les pratiques.

·       Accueil des personnalités (en lien notamment avec le service du mécénat) : règles protocolaires, organisation matérielle, accueil physique …

·       Soutien à certains événements organisés par la communication interne (vœux, présentation des feuilles de route…)

·       Maîtrise de l’orthographe et de l’expression orale

·       Connaissance des outils informatiques standards (traitement de texte, tableau, messagerie, agenda électronique)

·       Expérience avérée (tous domaines culturels, tourisme) sur des missions administratives analogues

·       Bonne communication aux différents types d’interlocuteurs internes et externes

·       Être rigoureux et organisé

·       Être autonome et dynamique

·       Faire preuve d’aisance relationnelle et d’adaptabilité

·       Savoir être discret

·       Capacité à travailler en équipe

·       Connaissance des milieux culturels