LegalVision est la legaltech qui digitalise le secrétariat juridique. Née en 2015 d’un constat simple: la gestion du droit des sociétés est chronophage, répétitive, complexe et source d’erreurs. Avec plus de 30 000 formalités traitées par an, Legalvision se place comme l’un des leaders du marché et facilite la vie des avocats, notaires et experts comptables en effectuant les formalités pour eux. Nous sommes présents à Paris et à Bordeaux.

Le poste

Dans le cadre d’une transition planifiée, notre bureau parisien cherche un chef d’orchestre pour animer et faire cohabiter cette belle tribu (une quarantaine de personnes). Nos bureaux sont hébergés dans un immeuble de co working en plein cœur de Paris (St Lazare), avec une cour et un espace de restauration-bar.

POSSIBLE CDI en 4/5ème.

Vos missions sont les suivantes :

La vie d’équipe

• Organiser l’onboarding et l’offboarding des salariés : gestion du matériel lors des entrées/sorties, accueil et accompagnement sur les premiers jours au sein de LegalVision ;

• Organiser des évènements d’équipe : petit-déjeuner, afterworks, activités (bowling, lasergame etc.), dîner de Noël, galette des rois, Halloween …

• Organiser certains déplacements professionnels des membres du CODIR, kick-off Sales, organisation du séminaire annuel : idées, réservation transports, hôtels, goodies …

La vie du bureau

• Permettre à l’ensemble de l’équipe de travailler dans les meilleures conditions en s’assurant que les collaborateurs ne manquent de rien : achat de fournitures, mobilier, suivi des stocks et approvisionnements, gestion des relations/contrats avec nos prestataires externes …

• Aménager et entretenir les locaux : décoration, veiller à ce que les espaces de travail soient rangés, que les espaces communs (cuisine, espace repas) soient propres

• Recensement des besoins et maintenance liés au matériel (PC, imprimante, wifi, souris, machine à affranchir, machine à café…). Une aisance sur l’IT est un plus (reset des ordinateurs).

La gestion administrative et le soutien au secrétariat

• Suivi mensuel du budget alloué pour les dépenses liées à l’office management

• En collaboration avec la direction financière : vérification des notes de frais des salariés 1X/mois, virements aux administrations : quotidien, facturation…

• Soutien ponctuel au secrétariat de Paris sur certaines tâches en cas de besoin : gestion et tri du courrier, scan de documents…

• Soutien ponctuel au Service clients de Bordeaux : prise d’appels et dispatch aux services concernés.

Possible contribution à des projets RH et Marketing

• Participation à la rédaction de la Newsletter sur la Qualité de vie au Travail

• Recrutement de stagiaires, d’alternants

• Création de contenu pour les réseaux sociaux, montages video -la maîtrise du logiciel canva est un plus.

• Vous disposez d’un excellent relationnel, positif(ve) et avec une énergie communicative

• Vous avez un grand sens de l’organisation qui vous permet de travailler sur plusieurs projets en même temps

• Vous proposez des idées, prenez des initiatives et êtes autonome

• Vous êtes un véritable couteau suisse, polyvalent et avez la capacité de trouver des solutions aux problèmes et imprévus

• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques.

Process de recrutement: Environ 2 entretiens.

Nous garantissons un processus de recrutement respectueux et confidentiel, conforme aux règles de non-discrimination et à notre politique RH.