Au sein du département “Membership and Communities” et sous la responsabilité du Membership Manager, le/la “assistant(e) chef de projet événementiel” a pour mission de gérer l’organisation, la logistique et le déroulé des événements de la communauté des décideurs du HUB Institute à l’année.

1 - Coordination & gestion logistique & expérientielle des 10 dîners annuels du HUB Institute

• Recherche du lieu et gestion avec le prestataire
• Force de proposition sur le thème des dîners, l’ambiance et la décoration des lieux
• Force de proposition de diverses animations pendant les dîners (musicales, culinaires..)
• Briefs créatifs au graphiste ( Invitations, kakémonos, numéros de tables, badges..)
• Recherche des cadeaux à remettre aux participants
• Recherche des guest speaker pour intervenir lors des événements
• Création et coordination de la présentation diffusée lors des dîners
• Création des quizz aux participants
• Présence le jour de l’événement

2 - Recherche et mise en place des expériences premium sur les événements de type HUBDAY - FORUM - PETIT-DEJEUNER EN LIGNE

• Mise en place de l’expérience coworking (Sélection de prestataires, optimisation des espaces, mise à jour de la page, confirmation des demandes, signalétique, support le jour J..)
• Mise en place du lounge VIP pour les membres
• Recherche de goodies à remettre aux membres lors des événements
• Force de proposition sur les expériences premiums pendant les événements : musicales, culinaires, digitales..
• Sélection et gestion des envois des boxs personnalisés
• Gestion des déjeuners : recherche du lieu et gestion avec le prestataire

3 - Organisation des 2 palmarès annuels HUB35 Digital Business & HUB35 Sustainable

• Création des éléments de communication : présentation, mise à jour des pages de candidatures, création des kits de communication
• Actions pour reçevoir des candidatures : Scrapping linkedin, démarchage écoles, mails bases HUB Institute, campagnes social media.
• Réception des candidatures
• Organisation du jury de sélection
• Mise en place du kit de communication pour annonce des lauréats : page portraits, vignettes, communiqué de presse
• Organisation et présence jour J

4 - Support sur l’organisation des 16 board annuels - Format déjeuner

• Recherche du lieu et coordination avec le prestataire (logistique, technique)
• Recherche d’un invité d’honneur pour chaque déjeuner
• Préparation du support de présentation

• Vous êtes très organisé.e et avez une appétence pour le relationnel
• Vous êtes passionné.e par le secteur de l’événementiel et avez une bonne connaissance des nouveaux lieux et endroits parisiens pour organiser des événements BtoB
• Vous bénéficiez de très bonnes capacités d’analyse et de synthèse, de même que d’excellentes qualités rédactionnelles et une orthographe irréprochable
• Vous êtes autonome avec les nouvelles technologies (environnement Google, Asana et Hubspot)
• Vous êtes d’une grande curiosité et bénéficiez d’une bonne culture générale
• Vous avez une capacité à travailler en équipe comme en autonomie

2 entretiens : Visio de 30 minutes puis entretien physique d’1 heure