Sous la responsabilité du Responsable Pédagogique et en étroite collaboration avec la Direction des Services Informatiques, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Pédagogique assure la gestion de la relation administrative avec les élèves et les formateurs. Il/elle veille au bon fonctionnement de la vie scolaire et garantit la gestion administrative, logistique et informatique du pôle pédagogique.

Dans le cadre de ses fonctions, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Pédagogique en charge du support informatique et des moyens généraux mènera les missions suivantes :

1.Logistique & moyens généraux 

Gestion opérationnelle  

• Assurer un tour quotidien des deux bâtiments afin de s’assurer de l’entretien et du bon fonctionnement / état des locaux 

• Centraliser les signalements de dysfonctionnements techniques  

• Suivre les demandes d’intervention et les réparations avec les prestataires  

• Veiller à l’application des procédures de sécurité du site  

• Suivre et traiter les interventions de maintenance liées à la sécurité  

Gestion des achats et fournisseurs  

• Gérer les devis, commandes et achats de fournitures de bureau  

• Gérer les devis, commandes et achats liées aux évènements  

• Suivre les échanges avec les fournisseurs  

• Gérer les factures et relances à l’aide des tableaux de suivi  

• Gérer les fournitures et les stocks (bureau, alimentation, besoins campus) et gérer les réserves  

• Assurer la réception, l’envoi et le suivi du courrier et des colis  

• Gérer le parc auto (maintenance, suivi des prêts de véhicule)  

Connectique  

• Assurer un support en connectique pour les collaborateurs, intervenants et élèves  

• Gérer le parc imprimantes et les consommables associés  

• Coordonner les interventions avec les prestataires informatiques  

• Assurer l’enregistrement et le suivi des tickets informatiques   

• Participer aux réunions du service informatique 

• Préparer les outils informatiques et expliquer leur fonctionnement aux collaborateurs, intervenants et élèves  

2.Accueil et vie du campus

Accueil et relationnel  

• Accueillir le public avec une posture professionnelle  

• Gérer le standard téléphonique et la prise de messages  

• Assurer la sécurité du campus et la gestion des visiteurs à l’aide des outils mis à disposition  

Organisation et suivi administratif  

• Enregistrer les devis, factures et relances  

• Transmettre les éléments au siège financier  

• Assurer le suivi administratif courant  

• Gérer la boîte mail et transférer les informations aux différents services  

• Contribuer à l’amélioration continue des processus  

Soutien au service pédagogique et vie scolaire  

• Aider au traitement des absences et retards des apprenants  

• Réaliser des tâches administratives en soutien du service pédagogique  

• Assurer un support quotidien aux missions de la vie scolaire  

3.Evènementiel

• Contribuer à l’organisation logistique des évènements du campus (internes et externes) 

• Gérer les commandes et la mise en place matérielle associées  

• Participer aux évènements du campus  

4.Missions transverses

• Collaborer avec l’ensemble des services du campus  

• Assurer une polyvalence administrative et logistique  

• Veiller au bon fonctionnement quotidien du site

Titulaire d’un Bac+2, vous justifiez d’une expérience professionnelle en gestion logistique et administrative.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez de connaissances/compétences en informatique.

Doté(e) d’un excellent relationnel, vous êtes à l’aise à l’oral comme à l’écrit.

Vous disposez du permis B en cours de validité (déplacements ponctuels sur le BAB).

Organisé(e), rigoureux(se), vous aimez accompagner et solutionner les défis du quotidien et être support à l’activité de l’ensemble des équipes et des élèves du campus.

Si vous souhaitez contribuer activement au développement d’un campus et accompagner les étudiants vers leur réussite, rejoignez nous !

Notre processus de recrutement se déroule en deux étapes :

1er entretien - En visioconférence

Un premier échange de 30 à 45 minutes afin de :

• Faire connaissance et comprendre votre parcours

• Évaluer votre expérience en gestion administrative et suivi des dossiers

• Échanger sur votre organisation, votre rigueur et votre sens du service

• Vous présenter le fonctionnement du campus et les missions du poste

2ème entretien - En présentiel sur le campus

Les candidats retenus seront conviés à un entretien dans nos locaux afin de :

• Approfondir les aspects techniques (gestion des contrats, facturation, suivi administratif des étudiants ou entreprises partenaires)

• Évaluer votre aisance relationnelle et votre capacité à travailler en équipe

• Vous projeter concrètement dans l’environnement du campus

• Discuter des modalités contractuelles et de la prise de poste

Nous veillons à apporter une réponse à chaque candidat à l’issue du processus.