En charge du support au service administratif, de l’accueil de l’agence, l’assistant administratif doit être polyvalent. Il prend en charge une multitude de tâches en lien avec l’activité de l’entreprise.

Véritable support de l’équipe administrative, l’assistant travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Gestion de la vie quotidienne de l’entreprise

• Assure le standard

• Assure l’accueil physique des entrants (interne ou externe)

• Gère et dispatche le courrier

• Anticipe et remonte les besoins en termes d’optimisation de gestion de l’agence

• Est autonome dans la relation avec les prestataires de l’agence

• Aide à l’organisation des séminaires et réunions internes.

Gestion relative au personnel

• S’assure de l’intégration des collaborateurs et leurs sorties :
  - Remise du matériel aux collaborateurs (téléphones/ ordinateurs)
  - Attribution des lignes téléphoniques
  - Formation aux différents outils et plateformes Société et rappel des procédures

• Au niveau de la flotte automobile de l’entreprise
  - Mise en place d’avenants, commandes de véhicules et anticipation des besoins avec l’aide du Responsable SG
  - Mise à jour du fichier véhicules (kilométrages, suivi de contrat, mise en place d’avenants)
  - Gestion de l’assurance des véhicules et commandes cartes GR pour les véhicules rattachés à l’agence
  - Effectue un récapitulatif des frais liés aux véhicules
  - Veille au bon respect des process SG

• Est garant de la bonne gestion du matériel
  - Mets à jour le fichier de suivi du matériel mis à disposition des salariés
  - Actualise les différentes bases de données prestataires en ligne (Carburant, téléphonie, etc)
  - Effectue un récapitulatif des frais liés au matériel
  - Gère les commandes de fournitures

Diverses tâches administratives et spécialisées

• Est garant du bon fonctionnement du site (Déclenche et organise les RDV prestataires en fonction des besoins)

• Organise les contrôles sécurité du bâtiments et appareils

• Effectue divers classements de documents relatifs à l’intendance de l’agence et aux véhicules

• Est garant du bon fonctionnement du site

• Centralise les réservations d’hôtels partenaires / train

Vous êtes titulaire d’un Bac +2, de type BTS Assistant de gestion PME-PMI, vous justifiez d’une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire.

Vous êtes en capacité de gérer une multitude de missions, de traiter les charges administrative liée à l’activité, d’avoir une interlocution téléphonique quotidienne avec différents services (technique et commercial).

• 1er entretien : Entretien téléphonique avec Caroline, notre Chargée de recrutement

• 2ème entretien : Skills fit - Entretien physique dans nos locaux avec votre future manager Ophélie et un membre de l’équipe

• 3ème entretien : Culture fit - Entretien avec Grégoire, votre futur N+2 et Caroline