Assistant(E) Administratif(Ve) Et Comptable Polyvalent(E) H/F TiHive

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une personne expérimentée, polyvalente et très opérationnelle, capable de prendre en charge de manière autonome une grande partie de la gestion administrative quotidienne de l’entreprise.

Il s’agit avant tout d’un poste de terrain et d’exécution, pour une personne qui apprécie de gérer concrètement les sujets, de suivre les dossiers jusqu’à leur résolution et de contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

Vous serez un véritable point d’appui pour l’équipe support, en prenant en charge des missions variées allant de la comptabilité courante et la facturation à la gestion administrative, l’accueil téléphonique, les fournisseurs, la logistique.

Vos missions principales

1. Comptabilité courante et facturation

L’expérience en comptabilité constitue un élément important du poste.

·  Collecter, contrôler, enregistrer et classer les factures fournisseurs ;

·  Préparer les éléments à transmettre au cabinet comptable ;

·  Suivre les factures clients et fournisseurs ;

·  Établir certaines factures clients et avoirs ;

·  Effectuer le suivi des règlements et relancer les factures impayées ;

·  Contrôler et rapprocher les justificatifs, factures et paiements ;

·  Participer au suivi des notes de frais ;

·  Assurer le classement et l’archivage des pièces comptables ;

·  Maintenir à jour les tableaux de suivi administratif et financier ;

·  Être l’interlocuteur opérationnel du cabinet comptable pour les sujets courants.

Priorité du poste : nous recherchons une personne ayant déjà réellement pratiqué ces missions et capable de les prendre en charge rapidement avec autonomie.

2. Gestion administrative quotidienne

Vous prenez en charge de manière très concrète le fonctionnement administratif de l’entreprise :

·  Gestion du courrier et des documents administratifs ;

·  Classement, archivage et suivi documentaire ;

·  Suivi des contrats, abonnements, assurances et échéances administratives ;

·  Gestion des fournisseurs et prestataires ;

·  Commandes de fournitures et équipements ;

·  Suivi des bons de commande, devis, factures et livraisons ;

·  Gestion et mise à jour des différents tableaux de suivi ;

·  Préparation de documents, courriers et dossiers administratifs.

3. Accueil téléphonique et gestion des interlocuteurs

Vous représentez également un premier point de contact de l’entreprise :

·  Assurer l’accueil téléphonique ;

·  Identifier le besoin de l’interlocuteur et orienter les appels ;

·  Prendre les messages et assurer leur suivi ;

·  Accueillir ponctuellement les visiteurs ;

·  Communiquer avec les fournisseurs, clients et partenaires administratifs ;

·  Répondre de manière professionnelle aux sollicitations courantes en français et en anglais.

4. Achats, déplacements et logistique

Selon les besoins quotidiens de l’entreprise :

·  Passer et suivre les commandes ;

·  Échanger avec les fournisseurs et demander des devis ;

·  Contrôler les livraisons et traiter les éventuels écarts ;

·  Organiser les déplacements professionnels : billets, hôtels, transports et réservations ;

·  Participer à l’organisation logistique des réunions et événements ;

·  Suivre les expéditions et réceptions ;

·  Participer au bon fonctionnement quotidien des locaux.

5. Support administratif RH

En soutien de la fonction RH :

·  Préparer et classer les documents administratifs des salariés ;

·  Mettre à jour les dossiers du personnel ;

·  Suivre certains documents, échéances, absences et visites médicales ;

·  Participer à l’organisation administrative des arrivées et départs ;

·  Préparer les éléments administratifs nécessaires au suivi RH.