Chargé de formation f/h SUP'EXPERTISE

Missions principales

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer avec les besoins du service et le développement de l’organisme de formation.

Organisation et suivi des formations et prestations de service

· Élaborer et mettre à jour les plannings des formations et prestations ; créer et paramétrer les sessions dans le progiciel de gestion métier.

· Enregistrer et suivre les inscriptions, convoquer les participants et les informer des modalités pratiques (présentiel, classes virtuelles…).

· Organiser la logistique des salles de formation et du matériel nécessaire.

· Créer les classes virtuelles et exporter les temps de connexion.

· Préparer les documents de session : supports, dossiers participants, feuilles d’émargement.

· Assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants : présences, attestations, certificats, relevés de présence, gestion des absences et abandons.

Gestion des dispositifs et des financements

· Constituer et suivre les dossiers de financement auprès des financeurs : CPF, OPCO, FIF PL, France Travail, entreprises.

· Établir et suivre les conventions et contrats de formation, ainsi que les documents contractuels propres aux bilans de compétences, à l’accompagnement VAE, au coaching et aux dispositifs de transition professionnelle.

· Suivre les parcours en cours de réalisation et les échéances administratives (démarrage, fin de parcours, justificatifs de réalisation).

Relations avec les clients et intervenants pédagogiques

· Assurer l’accueil accueil physique et téléphonique des clients et des prestataires qui souhaitent s’inscrire aux formations

· Répondre aux demandes de renseignements de premier niveau (dates, horaires, modalités, prérequis) et orienter vers les interlocuteurs concernés.

· Assister les clients dans leur inscription de bout en bout dans le progiciel métier (Jinius, Dendréo…), en présentiel ou distanciel, et dans leur activation du CPF si besoin.

· Assurer la relation post-inscription : changements de date, délivrance d’attestations, traitement des réclamations dans le respect de la procédure qualité.

· Gérer la relation administrative avec les intervenants pédagogiques : référencement, pièces justificatives, bons de commande, suivi de leur facturation.

Suivi financier

· Préparer la facturation des clients et le règlement des intervenants pédagogiques.

·  Coopérer avec les collègues en charge de la facturation et du recouvrement, et relayer les informations utiles sur les dossiers en cours.

Qualité et conformité

· Coordonner les évaluations de formation (avant, pendant et après la session) et suivre les indicateurs de satisfaction ; proposer des pistes d’amélioration.

· Collecter et archiver les preuves nécessaires aux audits Qualiopi ; respecter les procédures internes, la protection des données personnelles (RGPD) et les règles d’accessibilité.

· Contribuer aux données du bilan pédagogique et financier et participer à la veille sur les dispositifs de formation et la réglementation (CPF, Qualiopi…).