Assistant(e) de Direction Réseau International Maintenance Moteur Civil F/H Safran Aircraft Engines

Parlons de votre future mission

Nous recherchons un(e) Assistant(e) pour accompagner le Directeur d'une organisation internationale couvrant les régions Asie, EMEA et Amériques.
Rattaché(e) directement au Directeur, vous apportez un soutien administratif, organisationnel et opérationnel de haut niveau dans un environnement international exigeant et multiculturel.
Véritable partenaire de confiance, vous contribuez à l'efficacité de la Direction en assurant la gestion des priorités, la coordination des activités et la fluidité des échanges avec les différentes parties prenantes du réseau international. Cette orientation est cohérente avec les missions d'assistanat de direction, de coordination, de gouvernance et de communication observées dans les fiches de référence fournies.

Principales missions :

Assistanat exécutif
• Assurer la gestion proactive et l'optimisation de l'agenda du Directeur dans un environnement complexe, international multi-fuseaux horaires, sur la base des priorités.
• Organiser les réunions, comités de direction, séminaires et événements managériaux sur la base d'un standard planning permettant la synchronisation du réseau
• Support à la gestion des congés des équipes, lettre de nomination, mise à jour des organigrammes, faits marquant. Assurer le suivi des notes de frais et des activités associées aux missions.
• Assurer le traitement, la diffusion et l'archivage des informations sensibles dans le respect des règles de confidentialité.
• Assurer le support logistique (plateaux, repas, goodies, prestations diverses, ..), avec le suivi des commandes (SAP/ARIBA) et des dépenses en lien avec le budget
• Assurer une coordination étroite avec les assistant(e)s des autres membres du Comité de Direction afin de garantir l'efficacité collective de l'organisation. Assurer le back up de l'assistante de l'Executiv Vice President.

Organisation des déplacements internationaux
• Organiser les déplacements complexes du Directeur et contribuer à ceux des membres du Comité de Direction.
• Assurer la gestion des réservations, formalités administratives, visas et contraintes spécifiques aux missions internationales.
• Anticiper les risques logistiques et gérer les imprévus liés aux déplacements.

Communication, animation du réseau, Evènement, Accueil
• Participer à la préparation et à la diffusion des communications de la Direction.
• Contribuer à l'animation de la dynamique du réseau international.
• Accompagner les initiatives locales de communication en lien avec les équipes communication.
• Participer à l'organisation de séminaires, événements de Direction et réunions internationales.
• Assurer l'accueil des visiteurs et partenaires.
• Contribuer à des projets d'amélioration (accueil nouveaux arrivants, gestion d'un plateau de travail, communication réseau, bien être au travail, …)

Parlons de vous!
Formation et expérience
• Formation Bac +2/3 minimum en assistanat de direction, gestion ou équivalent.
• Expérience confirmée d'au moins 8 ans dans une fonction d'assistanat de direction générale ou d'assistanat exécutif.
• Expérience significative auprès de dirigeants de haut niveau dans un environnement international. Cette exigence de séniorité est une adaptation recommandée au niveau de responsabilité du poste.
Compétences
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Excellente maîtrise de la gestion d'agendas complexes.
• Forte capacité d'organisation des déplacements internationaux.
• Capacités rédactionnelles et de synthèse.
• Très bon niveau d'anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral.
Qualités recherchées
• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.
• Organisation, rigueur et fiabilité.
• Anticipation, autonomie et proactivité, capacité à prendre des initiatives et résolution de problème
• Excellentes qualités relationnelles et sens du service.
• Réactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant.
• Aisance dans un contexte multiculturel et fortement collaboratif.

Ce qui fera votre réussite
Reconnu(e) pour votre professionnalisme, votre capacité d'anticipation et votre sens de l'organisation, vous savez instaurer des relations de confiance avec des interlocuteurs de haut niveau.
Vous appréciez les environnements internationaux complexes et êtes motivé(e) par la coordination d'activités stratégiques au service de la performance collective.
Anglais courant impératif (écrit et oral).