Chef.fe de projet mécénat et Gala (H/F) Les Arts Décoratifs

Mission principale

Sous la responsabilité de la Directrice du mécénat et privatisations, vous participez au développement des ressources propres des Arts décoratifs en lien avec des partenaires entreprises ou des donateurs individuels, et ce, en France et à l’étranger. Pour ce faire, vous aurez pour mission principale pendant cette période de rechercher des financements privés et d’organiser un grand Bal / gala prévu en 2028.

Activités principales

1. Mission principale : piloter le mécénat et la coordination du Bal 2028

Prospection, offres et relations donateurs

- Élaborer et tenir à jour les listes de prospection, en lien avec la direction du mécénat et les parties prenantes du projet.

- Formaliser les offres de soutien, les niveaux d’engagement et les contreparties associés au Bal.

- Concevoir, organiser et suivre les événements de prospection et de fidélisation.

- Assurer le suivi opérationnel des relations avec les donateurs, les membres du comité d’honneur, les mécènes majeurs, les partenaires, les VIP et les célébrités.

- Suivre les ventes, les engagements et les recettes liés au Bal.

Invitations et suivi du parcours des participants

- Préparer les listes d’invités et coordonner l’envoi des invitations.

- Assurer le suivi des RSVP et des relances.

- Contribuer à l’élaboration et au suivi des plans de table.

- Préparer et coordonner l’envoi des remerciements à l’issue de l’événement

Communication, graphisme et outils

- Contribuer aux annonces destinées aux partenaires, aux donateurs et aux publics concernés, en coordination avec les équipes de communication et de relations presse.

- Recenser les besoins et suivre la production des outils de communication du Bal, notamment le save the date, invitations, programme, menus et signalétique.

- Coordonner les essais, validations, livraisons et vérifications des supports imprimés.

- Coordonner le prestataire pour le site du gala

- Participer au choix et à la coordination du calligraphe, et constituer les listes nécessaires aux envois.

Partenariats et suivi administratif

- Rechercher des partenaires en nature ou financiers, suivre les négociations, les contrats et la bonne mise en œuvre des contreparties.

- Assurer le suivi des contrats des prestataires et partenaires, des paiements et des reçus fiscaux, en lien avec la DAF et en respectant les procédures de marchés publics.

- Organiser les réunions de coordination, préparer et suivre les ordres du jour, comptes rendus et décisions.

- Élaborer et mettre à jour le rétroplanning, les tableaux de bord et le suivi budgétaire du Bal.

Coordination de l’événement

- Coordonner les équipes internes, la direction artistique et les prestataires extérieurs sur les sujets relevant du poste.

- Contribuer à la préparation du déroulé de l’événement : programme, temps forts et prises de parole

- Assurer le suivi des livrables et le bilan des actions menées après le Bal.

2. Participer à l’activité de recherche de mécènes et parrains de la Direction du mécénat et des privatisations :

- Rédiger et concevoir les dossiers de partenariat

- Identifier les cibles potentielles et conduire les opérations d’approche des mécènes potentiels

- Participer et suivre les phases de négociations

- Organiser des événements de prospection ou de fidélisation

- Assurer le suivi et la gestion des partenariats

3. Participer aux aspects logistiques du service et gérer les outils de pilotage et la base de données

- Participer aux tâches logistiques, aux mailings

- Concevoir et alimenter les outils de pilotage internes

- Enrichir et mettre à jour la base de données des mécènes et prospects

- Assurer la veille concurrentielle

- Assurer le lien avec les services internes