Responsable Administration des Ventes - Formation - F/H – CDI Healthcademia France

Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privés spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 13 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 3 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie et ergothérapie et un département dédié à l’activité de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs.

Dans le cadre de notre développement en France et de la structuration de nos procédures internes, nous recrutons un responsable ADV, en création de poste, pour rejoindre les équipes du siège situées dans le 15è arrondissement de Paris.

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Comptable, le Responsable Administration des Ventes F/H pilote une équipe ADV (4 personnes à ce jour) et assure la fiabilité du cycle contractuel et de facturation sur le périmètre des formations continues. Il est l’interlocuteur clé des entités, des entreprises clientes et des organismes financeurs.

Ainsi, votre rôle combine le management opérationnel de l’équipe ADV sur le périmètre des activités de formation initiale, le pilotage direct de l’ADV sur la formation professionnelle continue et la sécurisation des contrats, des financements et de la facturation pour l’ensemble des instituts de formation en France.

Management et pilotage de l’équipe ADV sur le périmètre des Formations Initiales

• Garantir le traitement et la facturation dans les temps impartis des dossiers de formation ;

• Mise en place de KPI pour monitorer le traitement des dossiers (prise en charge et facturation) ;

• Suivi des signatures électroniques et transmissions des dossiers aux organismes financeurs

• Encadrer, animer et organiser l’activité quotidienne de l’équipe ADV (répartition des dossiers, priorisation, gestion des urgences) ;

• Garantir la montée en compétence de l’équipe sur les procédures, outils et exigences réglementaires ;

• Veiller à l’homogénéité des pratiques ADV entre les différents campus ;

• Assurer un suivi individuel et collectif de la performance (points réguliers, accompagnement, résolution de situations complexes) ;

Pilotage de l’ADV sur le périmètre des Formations Professionnelles Continues

• Gérer l’ensemble du cycle ADV de la formation continue, en lien avec les équipes commerciales : contractualisation, suivi administratif, financement, facturation ;

• Suivre les accords de prise en charge (OPCO, financeurs publics ou privés) ;

• Vérifier la conformité des dossiers (contenu contractuel, pièces, conditions de prise en charge) ;

• S’assurer de la conformité de la facture lors de son émission, conformément aux attentes de l’entreprise cliente ;

• Mettre en place et suivre les échéanciers de paiement ;

• Sécuriser les délais de facturation afin de limiter les retards de paiement et les litiges.

Process, coordination et amélioration continue

• Déployer et faire respecter les procédures ADV existantes ;

• Contribuer à la structuration et à l’amélioration des process, notamment dans un contexte de développement et d’éventuelles acquisitions ;

• Participer à des projets transverses (outils, harmonisation des pratiques, fiabilisation des données) ;

• Assurer un reporting régulier de l’activité ADV auprès du Responsable Comptable (volumes, délais, points de vigilance) ;

• Participer à la résolution des litiges ADV internes et externes en remontant les informations claires liées à ce litige (reste à charge, abandon…) ;

  NB : Cette liste est non exhaustive et pourra être revue selon les besoins du Pôle.