Responsable de pôle administratif F/H EFFIA

Rattaché(e) au Directeur régional, vous coordonnez les projets et animez les interactions internes et externes relatifs aux processus administratifs de la Direction IDF.
Au sein du Pôle administratif, votre rôle sera de manager l’équipe et de piloter leurs missions en appui auprès des exploitants des deux Directions régionales.

Management
Animation managériale d’une équipe de 5 assistants d’exploitation basés à Paris
Suivi des indicateurs de performance de l’équipe

Coordination et suivi d’activité
Gestion de la relation avec les différentes directions fonctionnelles d’EFFIA afin de s’assurer de la bonne déclinaison des orientations dans chacune des exploitations des directions régionales.
Supervision des activités de l’équipe sur les volets approvisionnement (commandes annuelles, ponctuelles, facturations), méthodes & process, voirie et assistanat des exploitations.
Garant(e) du respect des délais de traitement des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPOS) (1 mois max), CSPS
Reporting

Facturation
Gestion de la facturation des clients de son périmètre (villes, agglomérations, SNCF) dans les délais impartis, en lien avec les donneurs d’ordre et l’exploitation en utilisant les sites et logiciels du type Chorus ou autre.
Suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité clients siège.
Suivi des indexations des différents contrats.
Suivi des obligations contractuelles sur les aspects administratifs et financiers : attestations obligatoires à transmettre aux clients, rapports d’activité (ville, agglomération, CHU) etc.
Superviser le processus Procure to Pay, notamment la validation des demandes d’achats dans l’outil IVALUA.
Assurer le suivi des validations des commandes et veiller au respect des procédures achats du Groupe.
Garantir la bonne gestion des litiges fournisseurs en coordination avec les opérationnels et les services supports.
Construire, suivre et analyser les indicateurs de performance du pôle (délais de traitement, stocks de factures, taux de commandes, litiges, etc.)

Appui au Directeur régional et Assistanat de la Direction régionale
Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier à destination des donneurs d’ordre, rédaction de compte-rendu de réunions, courriers divers, classement etc.
Contrôle et relecture sur la forme des rapports annuels à destination des donneurs d’ordre, gestion de l’organigramme de la Direction IDF
Organisation des déplacements, des agendas et des réunions régionales (salons, séminaire, comité de direction, rituels managériaux etc.).
Gestion des moyens généraux des Directions régionales.
* Gestion de la flotte automobile de la Direction IDF