Assistant administration et comptabilité F/H

Dans un monde en évolution permanente, VINCI Energies accélère la transition environnementale en concrétisant deux mutations majeures, numérique et énergétique. Ses équipes déploient des technologies et des solutions multitechniques sur mesure, de la conception à la réalisation, l'exploitation et la maintenance. Ancrées dans leurs territoires, agiles et innovantes, ses 1 900 entreprises sont au coeur des choix énergétiques de leurs clients, de leurs infrastructures et de leurs process pour les rendre chaque jour plus fiables, plus efficients et plus durables. VINCI Energies vise une performance globale, attentive à la planète, utile aux hommes et solidaire des populations.
2022 : 16,7 milliards d'euros (chiffre d'affaires) // 90 000 collaborateurs // 1900 entreprises // 57 pays
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Rattaché.e au Responsable Administratif de l'Entreprise (RAE) vos missions s'étendent sur plusieurs domaines :

Gestion Clients

• Relance hebdomadaire des impayés en coordination avec le RAE et Chef d'entreprise
• Réalise les facturations clients au fil de l'eau
• Suivi des réceptions de RI pour facturation aux temps passés
• Saisie les budgets d'affaires
• Saisie les commandes clients
• Réalise les lettrages clients
• Classement des documents relatifs aux dossiers d'affaires dans DPF (commande client, fournisseur, BL, etc)

Gestion fournisseurs

• Assure la gestion de la comptabilité fournisseurs (rapprochement BL/factures)
• Suit et renseigne les factures non parvenues (FNP)
• Saisie des factures fournisseurs de manière hebdomadaire
• Suit les délais de livraison de matériel et relance les fournisseurs si besoin
• Saisie les commandes achats au fil de l'eau

Gestion administrative et RH

• Organise son travail selon les degrés d'urgence
• Assure l'accueil et gère les communications (orientation et transmission desmessages)
• Suit et planifie les visites médicales
• Gère les amendes/sinistres/états des véhicules de l'entreprise
• Vérifie les réceptions du matériel à l'agence
• Gère le courrier arrivé et départ (tri, dispaching…)
• Commande les consommables de bureau

Reporting / communication

• Gère la communication sous toutes ses formes (téléphone, télécopie, courrier, supports commerciaux, mailing…)

10% du temps globale de travail sera consacré à une mission de correspondant sécurité et environnement.

• Assurer le suivi du document unique, veille réglementaire
• Participer à l'établissement du PPSP, des PdP annuels, du PASE et des protocoles de sécurité
• Participer à l'analyse des risques sur les affaires en intégrant sous-traitants et intérimaires
• Suivre les indicateurs de sécurité, les objectifs PASE et les actions de prévention
• Réaliser des REX sur les affaires et une revue/bilan SSE

Animation de la prévention

• Préparer et animer de causeries ou 1/4 d'heure sécurité
• Participer au CSSCT
• Décliner les campagnes de prévention (VEF, Pôle, Entreprise…)
• Réaliser des visites participatives de prévention sur chantiers
• Participer aux réseaux locaux

Humain

• Réaliser l'accueil sécurité pour un nouvel arrivant
• Valider les aptitudes, les formations et habilitations des collaborateurs (planification)
• Proactif sur la pénibilité au travail (analyse, plan d'actions..)

Moyens

• Définir et gèrer les EPI/EPC (contrôle périodique)
• Définir et gèrer l'outillage (contrôle périodique)
• Suivre l'actualité prévention

Diplômé.e d'un B+2 type DUT GEA vous avez a minima 3 ans d'expérience dans ce type de mission.
Vous êtes rigoureux.se, sérieux.se, organisé.e, avez le sens des priorités, un bon niveau de communication, un goût pour la sécurité, la prévention et la santé au travail.Notre entreprise comprend 35 personnes composées de 20 collaborateurs ingénieurs ou administrateurs systèmes et réseaux.

Notre management est de proximité, dynamique, accessible.