7 chytrých triků, jak vytvořit seznam úkolů, který opravdu funguje

Co můžeš udělat dnes, odlož na pozítří, a máš dva dny volno! Nebo raději ne?

Máte milion různých povinností, v práci i doma, nestíháte a máte pocit, že se na vás ze všech stran valí další a další úkoly, které nemůžete nikdy stihnout? Jen žádnou paniku, „you can do it“! Vykašlete se na prokrastinaci a zorganizujte si čas pomocí to-do listu! Seznam úkolů neboli to-do list slouží zaprvé jako paměťová pomůcka, která vám nedovolí zapomenout na nic důležitého, a zadruhé jako pomůcka motivační!

Když se naučíte toto sedmero tajných triků, budete mít ten nejefektivnější úkolníček ze všech.

1. Oddělte soukromý a pracovní život

Seznam úkolů se může hodit v práci, stejně jako doma. Pokud ho potřebujete tam i tam, musíte si založit dva seznamy, a ty se nikdy nesmí překrývat. Jak na to?

Ze všeho nejdřív se rozhlédněte kolem sebe – okolní prostředí vám samo napoví, co si zapsat na seznam. Proto je nejlepší zakládat pracovní seznam úkolů v práci, u počítače, za stolem plným papírů, kde se všechny vaše povinnosti nacházejí doslova na dosah ruky. V činorodé atmosféře pracoviště se vám bude lépe přemýšlet nad pracovními úkoly. Použijte kancelářské vybavení na pracovišti – seznam úkolů si můžete vést na papíře nebo elektronicky.

Domácí seznam úkolů si zase napište do soukromého počítače nebo sešitu. Opět platí, že je důležité seznam sepisovat doma, kde máte přímo před očima vše, co je potřeba udělat.

2. Na seznam pište „úkoly“, ne „vzdálené cíle“

To-do list není totéž jako seznam více či méně realistických cílů, jako třeba „uzavřít smlouvu s paní XY“ nebo dokonce „založit svou vlastní firmu“, přesně naopak!

Postupujte krůček po krůčku, zapisujte si menší, konkrétní úkoly, které ve výsledku povedou k dosažení těch velkých cílů. Takže jeden bod seznamu bude třeba „sepsat návrh smlouvy“, další bod pak „odeslat smlouvu paní XY“. Vlastně jsou to jednoduše zvládnutelné, po sobě jdoucí úkony.

Ať je seznam klidně dlouhý, to vůbec nevadí. Hezky rozložte každý cíl na množství malých podúkolů. Má to pozitivní psychologický efekt, protože budete mít pocit, že toho máte hodně rychle splněno. Je to daleko lepší motivace, než z dálky hledět na vytyčené cíle, zahalené mlhou budoucnosti!

3. Priority dejte na první místo

Váháte, čím začít? Tím nejsnazším? Tím nejdůležitějším? Tím časově nejméně náročným? Každý na to jde jinak, protože každý pracuje trochu jiným způsobem. Někdo se chce co nejrychleji „zbavit“ malých restů, které jsou sice bezvýznamné, ale zase budou rychle hotové, takže se pak člověk může s klidným srdcem soustředit na vyřizování důležitějších věcí. Někdo na to jde úplně naopak.

Neexistuje jeden správný postup. Všeobecné doporučení ale zní, nejdřív si sepište všechno, co je potřeba vyřídit a na co si jen vzpomenete, a pak všechny ty věci seřaďte podle toho, co je pro vás největší priorita.

Podle Eisenhowerova principu můžete rozdělit úkoly do 4 kategorií:

• naléhavé a důležité (úkoly, které můžete udělat jen vy sami);
• důležité a nenaléhavé (úkoly, které si můžete naplánovat na později);
• nedůležité, ale naléhavé (úkoly, které je třeba udělat rychle, ale může je udělat někdo jiný);
• nedůležité a nenaléhavé (úkoly, které můžete klidně odložit, nebo je dokonce vůbec neudělat).

4. Zůstaňte nohama na zemi

Víte už, jaké máte priority, ale seznam je pořád ještě moc dlouhý? Nedá se stihnout za jeden den, protože ten má, podle posledních informací, stále jen 24 hodin?

Patříte-li k lidem, co si naplánují na pondělí 30 různých úkolů, pak se na to musíte podívat trochu realisticky. Jinak budete večer nešťastně koukat na seznam všech těch nesplněných úkolů a motivace bude ta tam. Naučte se psát krátké seznamy na každý den, třeba podle pravidla 1:3:5.

Uděláte to tak, že si na každý den přidělíte úkoly následovně:

• 1 hlavní úkol (jak název napovídá, to bude vaše nejdůležitější povinnost, kterou musíte ten den udělat, ať se děje, co se děje),
• 3 střední úkoly,
• 5 malých úkolů.

4. Určete závazné termíny

Realistický to-do list by měl hledět i do budoucnosti, neměl by se omezovat jen na každodenní malé seznamy. Musíte si uvědomit, jakým úkolům čelíte z dlouhodobého hlediska, a zkombinovat je s krátkodobým plánem jejich uskutečnění.

Vytvořte si proto například seznam úkolů, které je třeba dokončit daný týden, a rozdělte ho na jednotlivé dny. Jestli pak nějaký úkol nestihnete podle denního plánu, prostě ho přesunete do toho zítřejšího. Když si na dokončení všech úkolů ze seznamu necháte celý týden, budete daleko flexibilnější než s odděleným seznamem na každý jeden den. To-do list by měl především plnit svůj původní účel – připomenout vám každý úkol, abyste na něco nezapomněli, a současně vás popohánět k jejich plnění!

Ideální čas pro přípravu domácího seznamu úkolů je nedělní večer, naopak pracovní seznam se nejlépe chystá v pondělí ráno po příchodu na pracoviště. Tak začnete nový týden s hezky uspořádanými myšlenkami.

5. Vypočítejte si čas, dopisujte a škrtejte

Zkuste odhadnout, kolik času vám asi ten který úkol zabere, a klidně si to na okraj seznamu barevně poznamenejte. Přemýšlení o délce trvání jednotlivých úkolů vám může pomoci s jejich řešením – něco se třeba může na první pohled jevit jako časově velmi náročná věc, ale když reálně spočítáte potřebný čas, uvědomíte si, že to zvládnete docela rychle.

Ze strategického hlediska je totiž pro vaši motivaci účinnější, když budete mít před sebou hodně malých, ale krátkých úkolů, než aby jich bylo pár, ale zato daleko delších. Navíc, stanovíte-li si dobu, kterou chcete strávit nad jedním úkolem, bude pro vás daleko snazší efektivně si rozvrhnout celý den.

Fór je v tom, odškrtávat si splněné položky ze seznamu. Ten pocit je naprosto nepopsatelný! Chcete poradit další trik? Vytvořte si také tzv. done list, neboli seznam dokončených úkolů. Tam na konci každého dne přesuňte všechny splněné povinnosti – je to obrovské zadostiučinění!

6. Vyberte si formát, který vám bude vyhovovat

Opět platí, že je vše dovoleno. Někdo dává přednost papíru, někdo excelové tabulce. Je to zcela na vás! Můžete si vybrat z mnoha aplikací, vytvořených přesně pro tento účel. Jsou praktické a velmi intuitivní. Pokud máte rádi chytré aplikace, můžete si vybrat například: Microsoft To Do, Google Keep, Todoist nebo Trello.

Jestli ale nedáte dopustit na papír, doporučujeme pořídit si diář nebo sešit, protože volný list papíru snadno ztratíte.

7. Bonus

Sepište si také „not-to-do list“! Ano, rozumíte dobře! Udělejte si seznam věcí, které rozhodně nechcete dělat, abyste se mohli v klidu soustředit na práci. Možná vám to přijde hloupé, ale zkuste si napsat třeba větu: „Nebudu projíždět Facebook, hned jak vstanu z postele.“ Možná si díky tomu uvědomíte, že trávíte každý den spoustu času činností, která vám nic nepřináší a která vás zdržuje od důležitých věcí!

Teď už vám naprosto nic nebrání v tom, aby váš seznam úkolů opravdu fungoval. Stačí se odhodlat, napsat ho jednou, dvakrát a uvidíte, že to začnete dělat naprosto automaticky, dokonce se na to budete těšit. Je to zdravá závislost, na kterou brzy nedáte dopustit!

Přeložila Barbora Stolínová
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.