Placé au coeur de l’équipe, l’Office Manager a un rôle pivot dans la vie de bureau au quotidien : il/elle s’assure que tous les collaborateurs de Ubiq evoluent dans un cadre de travail agréable, dynamique et mouvement permanant : la vitrine de nos valeurs sur le terrain !

Le but est de faciliter l’exercice du travail de partout, en mode Ubiq finalement.

Voici les différentes missions clés de l’Office Manager :

Vie au bureau :

• Gestion de la vie et de l’animation de nos locaux qui acceuillent une dizaine de petites entreprises sous-locataires.
• Échange régulier et négociation avec tous nos prestataires impliqués dans la maintenance de nos locaux (ménage, entretien, alarmes …) et la vie de bureau (café, fruits…)
• Gestion du budget Office Management en autonomie, suivi quotidien des factures et paiements avec l’aide de notre équipe Finance
• Supervision de la gestion du courrier et des livraisons ainsi que le suivi des badges d’accès à nos locaux
• Mise en place de l’onboarding pour chaque nouveau collaborateur et accueil de tous les nouveaux lors de leur premier jour

Vie Ubiq :

• Organisation d’événements, à l’échelle des équipes et de l’entreprise, dans nos locaux ou à l’extérieur (team buildings, séminaires, expéditions Ubiq…)
• Dans l’équipe Ubiq, chaque semaine nous allons tester une nouvelle solution de bureaux. Il peut s’agit d’un espace de coworking, d’une sous location, d’un bureau improvisé à 1800m d’altitude ou d’une expérience de télétravan. Notre office manager nous aidera à l’organisation et participera à ces expéditions hebdomadaires.

RSE :

• Soutien et relai de la démarche RSE engagée par Ubiq auprès des collaborateurs, notamment en matière de tri et recyclage des déchets sur site
• Aide à l’évolution de nos outils et process en lien avec notre certification B-Corp

On vous invite à postuler si :

• Vous avez le sens du service et un sens du détail aiguisé
• Vous êtes une personne très organisée : passer rapidement d’un sujet à un autre ne vous fait pas peur
• Vous savez rester calme sous la pression, vous êtes multitâches et savez gérer vos priorités
• Autonome, fiable, vous êtes également très réactif et savez respecter des délais parfois courts
• Sur le terrain, vous êtes partout : réparer une machine à café, créer un bureau en plein air ou encore organiser un apéro au dernier moment ne vous fait pas peur !

CV/Lettre de motivation + questionnaire
Entretien RH
Entretien avec Margaux Beaunez notre directrice Communication/Marketing ou Chloe Bonnefous notre Directrice Sales Ops
Entretien CEO