Dans le cadre de la mutualisation des services mis à la disposition des laboratoires, le département « Services intérieurs » regroupe 7 agents de laverie qui permettent le bon fonctionnement des laboratoires, avec notamment la prise en charge de la laverie, des déchets, de l’azote, du magasin. Ces missions sont essentielles pour les laboratoires de recherche et leur permettent de se consacrer à leurs travaux de recherche tout en ayant un service de qualité mis à leur disposition. Également au sein de la plateforme L’Office Manager sera recruté(e) au sein de l’équipe des Services Intérieurs (UMR1163/Institut Imagine), il/elle aura pour missions principales de prendre en charge la gestion administrative et budgétaire du service, d’assurer le lien avec les prestataires et le suivi des équipements scientifiques, ainsi que la gestion quotidienne de l’équipe en lien avec la Responsable du service. Il/elle sera amené(e) à réaliser une partie de ses missions pour le Service HSE.e.
Créé à l’initiative des chercheurs et médecins de l’Hôpital Necker – Enfants malades, l’Institut hospitalo-universitaire (IHU) des maladies génétiques Imagine développe des programmes scientifiques fondés sur une continuité entre recherche fondamentale, recherche clinique et soins innovants sur les maladies génétiques et les prédispositions génétiques aux maladies fréquentes, de l’enfance à l’âge adulte. Cet IHU est porté par l’Institut Imagine, fondation de coopération scientifique ayant pour ambition d’accélérer la recherche en l’organisant au plus près du malade afin d’apporter les solutions diagnostiques et thérapeutiques attendues par les patients et leurs familles.
Pour les Services Intérieurs
Organiser les plannings de travail des membres de l’équipe
Participer et prendre en charge des dossiers en lien avec l’équipe
Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus à destination des participants
Répondre aux demandes des laboratoires, traiter et diffuser les informations auprès des utilisateurs
Participer au service livraisons en soutien à l’équipe
Assurer le suivi des incidents livraisons
Gérer les commandes de consommables et assurer leur suivi en lien direct avec les fournisseurs : demandes de devis, commandes sur budgets UPC, INSERM et Imagine, suivi des réceptions, relances fournisseurs
Assurer le suivi des budgets du service
Assurer le suivi des tarifs fournisseurs (mise à jour des prix, demande des offres annuelles)
Gérer les contrats de maintenance et assurer leur suivi (congélateurs -80/-150, autoclaves, laveurs, osmoseurs, …) : recensement des besoins auprès des équipes, contact fournisseurs, commandes, accueil des prestataires, suivi des interventions
Mettre à jour et suivre l’inventaire des équipements de l’Institut,
Réaliser la rédaction de procédures et la mise en forme de documents
Participer à la formation des nouveaux arrivants pour présenter les Services Intérieurs
Participer aux projets transversaux en lien avec le/la responsable de l’équipe
Pour le Service Hygiène Sécurité Environnement (HSE)
Gérer les commandes et assurer leur suivi en lien direct avec les fournisseurs
Répondre aux demandes des laboratoires, traiter et diffuser les informations auprès des utilisateurs
Traiter et diffuser les informations HSE auprès des utilisateurs
Participer à la rédaction et à la mise à jour de consignes ou modes opératoires
Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus à destination des participants
Participer au suivi annuel des plans de prévention
Participer à la gestion des déchets dangereux de l’Institut en lien avec les prestataires :
o Déchets chimiques : approvisionnement des consommables et des étiquettes, décompte des stocks de consommables, décompte des déchets à éliminer
o Déchets biologiques : suivi des non-conformités, suivi quantitatif de déchets générés, suivi des BSD
o Support pour le suivi du registre des déchets
Suivre l’élimination des déchets électriques et électroniques des laboratoires et notamment réaliser les démarches pour leur élimination des déchets électriques et électroniques en lien avec le prestataire (planification des interventions, suivi des demandes d’élimination en interne, accueil du prestataire)
Participer à l’organisation des formations (SST, formation sécurité incendie)
Préparer les maintenances et les vérifications réglementaires des appareils (incubateurs, PSM, sorbonnes, ETRAF, centrifugeuses, pipettes)
Participer au suivi des appareils sur le logiciel AGIR : implémentation des nouveaux appareils, mise à jour des vérifications réglementaires et des maintenances
Accueillir les prestataires et suivre les interventions
Support pour la gestion du marché de nettoyage : suppléance pour le suivi des réclamations et des demandes
Participer au développement des projets environnementaux/développement durable
Encadrement : non
Conditions particulières d'exercice : télétravail possible
Connaissances :
Maîtrise des outils bureautiques
Savoir piloter un budget
Savoir organiser des plannings de travail
Connaissance du fonctionnement des laboratoires de recherche
Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power-point)
Savoir lire et écrire un mail en langue anglaise
Logiciels SAFIR et GESCOM pour la gestion des commandes
Logiciels internes : magasin, réservation de salles, réservation des équipements, …
Logiciel AGIR (INSERM)
Savoir-être – Compétences comportementales :
Sens du service
Réactivité, efficacité
Capacité d’adaptation
Discrétion
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :
Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent
Type de contrat
CDD 6 mois avec possibilité de prolongation / de présentation au concours de la fonction publique
Cadre de l’offre d’emploi
Catégorie B, BAP J, TECHNICIEN DE RECH ET FORMATION - Corps ITRF
Emploi-type REFERENS III
Technicien-ne en gestion administrative
Date souhaitée de prise de fonction
01/07/2024
Localisation du poste (ou site)
Hôpital Necker-Enfants malades
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