Sous la responsabilité du Directeur, vos principales missions seront :

1. Accueil et secrétariat 

• Prendre en charge l’accueil téléphonique, l’accueil sur le site et l’orientation des personnes.
• Réceptionner les candidatures des salariés en insertion, inviter les candidats aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.
• Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers… Rédiger les comptes rendus de réunion.
• S’assurer de la bonne transmission des informations du planning aux encadrants et salariés en insertion.

1. Suivi administratif des salariés

• Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettrez les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats…) et externes (DPAE, agréments, etc…).
• Effectuer les démarches d’embauche pour chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE…) et assurer leur suivi (bilans de santé effectués, inscriptions à la mutuelle, mise à jour ASP Sub…).
• Editer les avenants de renouvellement de contrat.
• Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salariés et les transmettre au service Paye en mettant à jour les logiciels et tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d’acompte, justificatifs de transport, régularisations… Mettre sous plis les bulletins de paie et s’assurer de la bonne distribution.
• Aider l’équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion (déclaration Pôle Emploi et CAF, copies, prises de rendez-vous, aide à l’organisation pratique des départs si nécessaire, mises à jour Siham).

1. Suivi administratif d’exploitation

• Contribuer à la gestion des fournitures de l’agence.
• Contribuer au contrôle du Tableau des heures remplies par les encadrants pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données.
• Remplir les heures sociales dans le Tableau des heures.
• Contribuer à la préparation des fichiers de facturations client.
• Mettre à jour le calendrier collaboratif de l’agence.
• Participer au suivi administratif des prestations.

Des missions additionnelles peuvent vous être confiées pour effectuer toutes autres tâches connexes au besoin. 

PROCESSUS DE RECRUTEMENT :

• 1 entretien RH
• 1 entretien avec le directeur

EXPERIENCES REQUISES / FORMATION : formation de niveau BAC+2 en GRH ou administration du personnel ou paie. Expérience en assistanat.

COMPÉTENCES : Maîtrise de l’outil bureautique et de la saisie de données. Rigueur, organisation, capacité à aller chercher l'information.

QUALITÉS PERSONNELLES : Adhésion au projet social d’Ares. Autonomie. Compétences relationnelles et confidentialité.

RÉMUNÉRATION : CDI, 1620€ brut mensuel, 30 heures hebdomadaires, semaine de 4 jours + Tickets restaurants de 9,5 € (dont 60% à la charge de l’employeur) par jour travaillé + mutuelle familiale + prime collective selon les résultats du groupe + jours de congés d’ancienneté. Tarifs préférentiels sur l'achat de matériels reconditionnés (équipement informatique chez Ateliers Sans Frontières, équipement petits électroménagers chez RepareSeb).

NOS + : Un employeur labellisé Great Place to Work. Un travail passionnant et enrichissant dans une entreprise responsabilisante, des équipes bienveillantes, engagées pour un même idéal, des perspectives d'évolution de carrière et de mobilité au sein d'un groupe reconnu dans son secteur. Ares est engagée depuis plusieurs années dans une démarche d'Entreprise responsabilisante, avec pour objectif d'être une organisation performante qui permet à chacun de grandir et d'être acteur de son parcours (être soi-même, travailler en confiance, exercer ses responsabilités, développer la qualité des liens humains) au service de notre projet social.