Le pôle Opérations ⚙️

Le pôle Ops est garant de l’efficacité opérationnelle d’Epsor, de la pérennité de son modèle opérationnel (Process, outils, data), mais aussi, de la bonne tenue des opérations des clients.

Une partie de notre activité consiste donc à faire en sorte que le “run”, c’est-à-dire toute l’activité générée par les opérations de nos clients (épargnants et entreprises), se passe comme sur des roulettes (avec un délai aussi faible que possible tout en minimisant le risque d’erreur).

Le deuxième défi de l’équipe c’est d’inscrire Epsor dans une dynamique d’amélioration continue : optimisation des process, des outils, de l’organisation (par opposition au “run” on parle de “change”). Concrètement, on identifie les points de frictions qui ralentissent la machine Epsor et freinent sa croissance, on trouve des solutions pour les faire disparaitre.

L’équipe Ops est divisée en 2 parties :

• les 4 gestionnaires back-office qui jouent un rôle central sur la partie run en exécutant différentes tâches parfois manuelles qui permettent de faire évoluer chaque transaction tout au long de son cycle de vie. Cette équipe joue un rôle particulier dans l’interfaçage avec notre partenaire Société Générale. Bien qu’elle soit majoritairement concentrée sur le run, l’amélioration continue est au coeur des préoccupations de l’équipe.

• les 2 Ops Manager qui jouent à la fois un rôle transverse en interne sur la qualité des process, le choix des outils et l’organisation des équipes et également un rôle vis à vis de l’équipe back office (contrôle de second niveau et analyse de la qualité)

Pour soutenir la croissance d’Epsor, l’équipe Ops a doublé de taille en 1 an. Nous avons donc besoin d’adapter l’organisation et de structurer l’équipe. C’est pour cela que nous sommes à la recherche d’un.e Lead Back-Office pour piloter l’équipe des 4 gestionnaires.

Tes missions 

Leader et manager l’équipe back-office

• Assurer le développement continu des compétences des gestionnaires back-office (shadowing, coaching, mentoring...).

• Superviser la gestion des opérations et l’activité de l’équipe back-office au day-to-day dans une logique d’optimisation. Définir puis suivre les indicateurs de performance sur ces sujets.

• Assurer une animation d'équipe stimulante, saine et bienveillante via la mise en place de rituels d'équipe et individuels.

• En collaboration avec le head of Ops définir un plan stratégique afin d'améliorer les processus de l’équipe, augmenter l'efficacité, anticiper les pics de charge.

• Optimiser et fluidifier les interactions avec les équipes internes qui échangent directement avec nos clients (épargnants et entreprises)

• Représenter l’entreprise auprès de partenaires clés (Société Générale)

• Recruter et onboarder les potentiels talents qui viendront renforcer l’équipe dans le temps

Participer à l'effort opérationnel

Pour l'instant la taille de l'équipe (3-4 personnes) ne nécessite pas que tu dédies 100% de ton temps au management. Ainsi, au moins dans un premier temps, tu es également actif.ve sur le plan opérationnel. A titre d’exemple tu peux donc être amené.e à :

• Traiter des opérations collectives et individuelles à ton niveau

• Contrôler les saisies effectuées par les autres membres de l’équipe pour détecter les éventuelles erreurs et entreprendre les actions correctives appropriées

• Investiguer les problèmes et fournir une réponse intelligible (pas trop technique) aux diverses partie prenantes internes et externes

Ce job te fera vibrer si 🔥

• Tu as toujours aimé comprendre comment fonctionnent les choses “de l’intérieur”
• Tu adores traquer les grains de sable et résoudre des problèmes !
• Tu as envie de rejoindre une team sympa où règnent l’entraide et la bonne humeur dans un environnement où chacun.e peut s’exprimer librement :)

Nos attentes pour ce rôle

• Tu as de la maturité sur cette typologie de poste (au moins 7 ans d'expérience dont 2 sur des missions similaires)

• Tu as déjà une expérience réussie dans le management. Tu es ainsi capable de prendre du recul et de la hauteur mais également de coacher de façon opérationnelle les membres de ton équipe

• Tu as une vraie appétence pour l'animation et le pilotage d’équipe

• Tu as mis en place des process et méthodes qui t'ont permis d'améliorer ou d'optimiser ton activité lors de tes précédentes expériences

• Tu es très orienté(e) résultat & solution et tu sais que "ce qui ne se mesure pas ne s'améliore pas" donc tracker, mesurer, tester font partie intégrante de ton approche #DataDriven

• Tu es familier(ère) avec les outils Notion/Jira/Excel/Box/Metabase/BigQuery, pas forcément tous mais au moins certains ;)

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap

Process de recrutement

• 1er échange avec Tristan (Talent Acquisition Specialist) :30/45mn
• Entretien Grégoire (Head of Ops) : 30/45mn
• Cas pratique
• Restitution du cas pratique + échange avec 2 membres de l'équipe back-office : 30/45mn
• Échange avec Julia (DRH) : 30/45mn
• Ref call

Notre offre

Une rémunération fixe (45-50k brut) basée sur une grille de salaire juste et transparente avec de l'intéressement (évidemment 😉), de l'abondement et des BSPCE

Et bien d'autres choses sympas

• Work life balance (full remote, télétravail, RTT)
• Des supers bureaux en plein Paris (Boulevard des Italiens)
• Swile pour tes repas - Des fruits, thé & café ☕️ à volonté
• De nombreux moments de partage 🎊