Si tu cherches un stage qui te permettra d’être au coeur de l’entreprise en tant que véritable “couteau suisse”, tu es au bon endroit !

Ton rôle chez Shipup est de créer le meilleur environnement de travail possible pour l’équipe et rendre leur vie la plus agréable au bureau. Tu travailleras étroitement avec Diane, Head of Admin and Finance et Ophélie, Office/HR Manager.

En tant qu’Office Manager Junior, tu auras comme missions de :

✨💌 Vie de bureau / Office Management :

• Gérer au quotidien les locaux, veiller à la qualité de l’environnement de travail
• Suivre le stock des fournitures et des approvisionnements
• Gérer le parc informatique et mobile
• S’occuper des déplacements des équipes et de l’organisation des événements (transport, hôtel, véhicule, etc.)
• Préparer les packs d’onboarding pour les nouvelles arrivées
• Répondre aux demandes de commandes de matériel du bureau New Yorkais qui vient d’ouvrir

🤶🏻🎅🏻 Culture d’entreprise :

• Travailler sur divers sujets QVT(qualité de vie au travail) afin d’assurer le bien-être de l’équipe
• Veiller à la bonne cohésion d’équipe en organisant régulièrement des événements (Offsite, Afterworks, petits-déjeuners, animations physiques et virtuelles …)
• Proposer également des idées à l’équipe américaine qui est en train de se former pour qu’il puisse profiter des mêmes avantages
• Soutenir la mise en place d’un process efficace de communication interne

📃🥇 Admin et Compta :

• Préparation et suivi des pièces comptables à transmettre au cabinet d’expertise
• Gestion des notes de frais et du suivi du budget liés à l’organisation d’événements d’équipes (Shipup accorde un budget mensuelle pour des activités et des déjeuners entre collègues)
• Aider la head of Admin and Finance à préparer les documents administratif des différents conseils d’administration et assemblées générales
• Accompagner l’équipe sur divers sujets Admin

Si on dit de toi que :

• Tu as un excellent relationnel et que tu adores aider autrui.
• Tu es autonome et que tu fais face aux imprévus avec brio
• Tu es rigoureux et as le sens du détail
• Tu fais preuve de proactivité et que tu aimes résoudre des problèmes
• Tu écris et parles français et anglais

On a hâte de te rencontrer !! 🔎

1. 30’ : Entretien téléphonique avec Diane
2. 1h30 : Entretien dans nos locaux avec Diane et Ophélie
3. 1h30 : Culture - Echange plus informel avec plusieurs personnes de Shipup