Ta mission principale

Assister l’équipe Opérations dans sa gestion quotidienne des outils et process administratifs afin que le travail fourni auprès de notre comptable, nos fournisseurs, les haigonautes et l’administration française soit exemplaire.
C’est aussi l’occasion de participer à tous nos moments de vie et de formation, de découvrir le Design Thinking, l’Agilité et une entreprise libérée.

Concrètement, nous te proposons de faire partie de l’équipe OPS, sous la responsabilité de Virginie (Responsable des Opérations). Tu seras également en lien étroit avec Felipe (Directeur des Opérations) et Alexandre (Directeur Administratif et Financier).

Voici les thématiques sur lesquelles nous avons besoin de toi et de tes talents :

Comptabilité - Finance 2 jours par semaine
Objectif : Etablir un état mensuel / annuel pour la déclaration de TVA

Suivi et paiement des factures fournisseurs :

• Suivre le processus de paiement sur le channel slack dédié (puis mettre en place et alimenter notre tableau de suivi fournisseur)
• Effectuer le paiement en banque
• Les notifier à chaque paiement

Justificatifs et pièces comptables :

• Extraire nos factures clients via notre logiciel actuel de facturation (Quickbooks)
• Suivre, relancer et exporter des justificatifs Mooncard (Cartes de paiement qui automatisent la gestion des notes de frais pour responsables de mission)
• Récolter les justificatifs fournisseurs : ils sont actuellement traités via un logiciel de traitement comptable (Receipt Bank)
• Suivre et exporter les données de notes de frais
• Suivre et exporter les données des Perks (avantages en nature culture, sport, écologie)
• Suivre et exporter les données d’auto-formation
• Récupérer et ranger : tous les relevés bancaire, documents relatifs aux impôt et taxes, TVA, crédit silo, dsn, etc.

Pointer les dépenses sur l’extrait bancaire :

• Effectuer un suivi bi-mensuel (à minima)

Communication avec nos futurs Comptables :

• Rédiger un mail mensuel afin de lister les cas particuliers
• Répondre aux sollicitations ou questions en cas de besoin

Administratif 2,5 jours par semaine
Objectif : Répondre à nos obligations légales, nous permettre d’avoir un espace de travail rangé et organisé, accompagner Virginie dans la gestion des ressources humaines

Gérer la relation avec les administrations :

• Trésor Public
• Médecine du travail : inscription des nouveaux salariés, suivi des visites médicales
  Banque
• etc.

Ranger, organiser le courrier :

• Réception, traitement, archivage

Vie de bureau :

• Gérer le matériel et fournitures (approvisionnement, vérification du bon état de notre matériel)
• Choisir, gérer et négocier avec nos prestataires : imprimantes, petits travaux, etc.
• Répondre aux différents besoins des haigonautes (accès logiciels, rappel et explication des outils et processus interne).
• Réservation de salles pour les moments de vie Haigo

Gestion des ressources humaines :

• Commander et gérer les tickets restaurants via Lunchr
• Assister Virginie dans la gestion de la paie

Evènementiel 0,5 jour par semaine
Objectif : Accompagner Virginie dans la production d’événements (recherche de lieux, gestion, logistique, exploitation), mais aussi participer activement, découvrir et enrichir nos manières de travailler

Evènements :

• Haigodays (Séminaire, 1 par trimestre)
• Haigodrinks (1 per trimestre)
• Meet ups et autres formats TBC
• Soirée d’anniversaire Haigo
• Lunch&Learn hebdomadaires
• Repas de Noël
• etc.

Diplômé(e) en Gestion/comptabilité serait un vrai plus ! Nous souhaitons que tu puisses travailler en autonomie totale sur l’état mensuel pour la déclaration TVA. Une bonne connaissance d’Excel te permettra de manier avec aisance les différents fichiers de suivi de la facturation chez Haigo.

Nous recherchons surtout une tête bien faite, un esprit curieux, organisé et fiable.

Nous serons ravis d’échanger avec toi si :

• tu es rigoureux(se), discipliné(e) et organisé(e)
• tu es curieux(se)
• l’humain compte pour toi (et sur toi)
• tu as déjà eu une expérience similaire
• tu as déjà sauté de joie à la vue d’une formule excel réussie ou d’un rangement coordonné (fan de Marie Kondo bienvenu(e))

Avant tout : nous passons beaucoup de temps sur les CVs et les messages qui les accompagnent.
Sois donc clair(e), précis(e) et expliques nous en quoi tu pourrais nous aider à construire une boite réglo pour laquelle les gens aiment travailler.

Etape #1 : Entretien - téléphonique

Nous parcourrons attentivement votre CV et votre lettre de motivation et si nous sommes convaincus, vous recevrez un appel de la part de Virginie pour parler de vous, de vos objectifs ainsi que de ceux de Haigo.

Etape #2 : Tu répondras par e-mail à quelques questions

Exemples :

• Peux tu me décrire brièvement 3 choses que tu sais et que tu aimes faire ?
• Je cherche mon prochain livre de chevet, que me conseillerais-tu ?
• Quel est le process administratif qui t’énerves le plus et comment aimerais tu le changer ?

Etape #3 : Entretien au Bureau

Si nous avançons ensemble, tu rencontreras alors Virginie & Felipe pour parler plus en détails de tes motivations, de tes envies, tes talents et expéiences passées.

Etape #4 : Entretien au Bureau

Finalement, parce que le fit humain est clef dans cette mission, tu rencontreras 2 autres haigonautes (Program Manager / Designer).

A titre indicatif, sache que nous n’engagerons pas quelqu’un à qui nous mettons un non à une de ces questions :

• Lui confierions nous un de nos enfants pendant 3 heures ?
• Est-il/elle meilleur(e) que nous dans un ou plusieurs domaine(s) ?
• A-t’il/elle une passion en dehors du travail ?
• Est ce que dans une autre vie on aurait aimé travailler pour lui/elle ?