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Office Manager Standardiste H/F

Sumár práce
Zmluva na dobu neurčitú
Paris
Plat: 25K až 28K €
Dátum nástupu: 18. augusta 2024
Žiadna práca na diaľku
skúsenosti: > 6 mesiacov
Zručnosti & odborná znalosť
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Pozícia

Popis pracovnej ponuky

Rattaché(e) à l’assistante de direction et responsable des services généraux, vos missions principales seront les suivantes (liste non-exhaustive) :

  • Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de l’entreprise

* Accueillir chaque visiteur oralement, si besoin l’accompagner en salle de réunion ou auprès des interlocuteurs internes identifiés

* Informer les collaborateurs selon le besoin (arrivée de clients, réception de colis, réception de courrier recommandé, etc)

* Gérer les demandes au quotidien des interlocuteurs

* Assurer la coordination entre les prestataires lors des interventions au sein des bureaux

* Gérer les appels reçus

  • Gestion du courrier

* Traitement de l’arrivée du courrier, le dater et le distribuer aux services concernés

* Oblitérer les courriers au départ (y compris recommandés avec accusé réception)

* Gérer le suivi des courriers recommandés avec accusé réception

* Gestion des coursiers

  • Gestion logistique des salles de réunion et de leur préparation lors de rendez-vous

* Vérifier la disponibilité des salles lors des demandes Outlook

* Valider les réservations

* Intervenir en cas de besoins spécifiques

  • Commande et gestion des stocks de fourniture

* Suivi du stock de matériel (de bureau, papier imprimante, enveloppes, café, essuie-main, papier toilette, etc)

* Centraliser les demandes individuelles des collaborateurs

* Transmettre les demandes pour validation de budget à la responsable des services généraux

* Passer commande du matériel

  • Réception des livraisons

* Réception des coursiers et traitement confidentiel des documents selon notre déontologie

* Coordination et accueil pour les prestataires spécifiques (ménage, destruction de documents, jardinier, machine à café, fontaines d’eau, etc)

  • Gestion des badges d’accès des collaborateurs, préparation des kits d’arrivée

* Prévenir l’accueil du bâtiment pour nouvelle arrivée

* Récupérer les badges, faire le suivi des numéros de badge et des collaborateurs

* Intervenir en cas de perte/vol de badge pour bloquer l’accès (contact accueil principal)

* Récupérer le badge lors des départs

* Préparer le kit pour les nouveaux collaborateurs


Preferované skúsenosti

De formation Bac+2 minimum de type gestion administrative, vous justifiez d’une expérience d’au moins 6 mois dans un poste similaire.

Votre aisance relationnelle et votre sens du service, vous permettront de vous positionner en facilitateur du quotidien des équipes.

Vous êtes à l’aise avec l’utilisation d’un standard téléphonique et les outils bureautiques tels qu’Outlook, Teams et Excel (utilisation quotidienne).

Vous savez faire preuve de réactivité et d’initiative. Dans un environnement professionnel régulé, vous ferez preuve de rigueur, d’organisation et de confidentialité.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.


Náborový proces

Entretien RH + entretien avec l’assistante de direction et responsable des moyens généraux

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