Au sein d’un pôle comprenant la comptabilité transmissions, coordinations, personnel et missions, il.elle aura pour mission la validation des frais de coordination, de transmissions, de charges de personnel et de frais de missions en mutualisant les tâches suivantes:

• Au niveau de la comptabilisation des charges de transmissions et coordinations :
  o Validation, enregistrement comptable et mise en règlement de toutes les factures « transmissions » et des factures de « coordinations »
  o Renseignement dans la base transmissions des imputations comptables et mise à jour de la base contrat pour les loyers, charges locatives, taxes et assurances
  o Gestion et mise en règlement des taxes diverses (bureaux et habitations) et aide à la préparation de la déclaration annuelle des honoraires
  o Gestion des dépôts et cautionnements
  o Gestion des litiges éventuels avec les prestataires : courriers, suivi des relances, demande de remboursement, réclamation d’avoir
  o Analyse régulière des comptes fournisseurs, des comptes de charges et bilans
  o Relation avec l’assistante technique et le pôle de gestion administratif et financière de la filière technique.

• Au niveau de la comptabilisation des charges de Personnel :
  o Suivi, mise en règlement et rapprochement comptable des éléments se rapportant à la comptabilité-personnel (organismes sociaux personnel Siège, acomptes subvention CE, acomptes sur salaire, allocation gracieuse, paie, cotisations expatriés, pensions alimentaires, frais de scolarité et piges audio expatriés)
  o Validation et enregistrement comptable des factures : Intérims, médical, OMI

• Au niveau de la comptabilisation des frais de missions :
  o Gère toutes les notes de frais (avec OM ou sans OM, note d’invitations, primes de nuits, forfaits)
  o Validation (contrôle, respect de la politique voyages), enregistrement comptable et mise en règlement
  o Workflow contrôlé
  o Valide et met en paiement les factures fournisseurs relevant du secteur « missions » (Egencia, hôtellerie, location véhicules, restaurants)

• Participation aux travaux de clôture et d’arrêté

• Classement et archivages des documents

Ces missions sont suceptibles d’évoluer en fonction de l’évolution du service comptable et de l’implication de la personne dans ses missions.

• Niveau requis : BTS/IUT de comptabilité
• Expérience minimum de trois ans dans des missions similaires
• Rigueur & Confidentialité
• Polyvalence en comptabilité générale, auxiliaire
• Pratique de l’anglais souhaité

Systèmes informatiques utilisés:

• Application comptable Finances, Gestion Matériel, Excel, Gestion des notes des frais et mission (Notilus)