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Office Manager H/F

Zmluva na dobu neurčitú
Paris
Plat: Neuvedené
Príležitostná práca na diaľku
skúsenosti: > 3 roky
Vzdelanie: Magisterský stupeň vzdelania

Acmé
Acmé

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Pozícia

Popis pracovnej ponuky

Tu seras rattaché.e à Armand, notre Head of Operations et auras 4 principales missions :

A. Gestion de la facturation clients/fournisseurs (avec Pennylane)

  • Gestion de la facturation client : création et envoi des factures, relances

  • Gestion de la facturation fournisseurs : paiement des factures fournisseurs à échéance et sur validation d’Aurore et Armand

  • Tracking des paiements clients et fournisseurs

  • Comptabilité analytique par projet

  • Gestion de l’interface avec le service comptable Pennylane

  • Mise en place de process pour envoi des factures, délais de paiement, adresse de fac, process de relance, informations clients

B. Gestion des sujets RH

  • Validation des bulletins de salaire et mise en paie (via Elysa Paie)

  • Etablissement du contrat de travail et démarches administratives associées pour tout recrutement en collaboration avec Elysa Paie

  • Inscription à la mutuelle et à la prévoyance et médecine du travail

  • Réception et suivi des candidatures lors des recrutements

  • Onboarding de tout nouveau collaborateur et offboarding

C. Gestion administrative

  • Gestion des bureaux

  • Gestion du matériel informatique

  • Gestion et commandes de fournitures internes et externes (ex. goodies pour événement)

  • Gestion des abonnements divers (SaaS, abonnements, etc.)

  • Réservation hôtels et billets train / avion pour l’équipe

  • Gestion des identifiants via un outils SSO

  • Assurances RC et MRE

D. Logistique

  • Réservation des lieux événementiels

Preferované skúsenosti

  • Expériences : 4 à 5 minimum en tant qu’Office Manager

  • Etudes niveau BTS / Licence

  • Mindset entrepreneurial : tu es autonome, force de proposition et tu n’as pas peur de mettre les mains dans le cambouis

  • Organisation : tu aimes optimiser ton travail pour être efficient

  • Très bon sens du relationnel : tu communiques de façon claire, directe et précise

  • Esprit analytique : tu aimes analyser les résultats pour améliorer notre fonctionnement

  • Tu maîtrises sur le bout des doigts le Pack Office

  • Tu es un adepte de la culture de la transparence et du « feedback »

  • Tu parles l’anglais couramment

Les petits + :

  • Tu connais déjà Pennylane

  • Tu connais déjà Notion


Náborový proces

Le processus de recrutement se fait en 5 étapes :

  • First call RH avec Audrey, Talent Manager pour faire connaissance 

  • Cultural fit avec Armand, Head of Opérations : on te parle plus en détail du projet

  • Entretien avec Aurore, Fondatrice & CEO afin de détecter un ADN commun sur la façon de travailler et de discuter de la pertinence d’une collaboration

  • Journée d’immersion pour vivre l’expérience “Acmé Homies”

Si tout le process est concluant, nous te demanderons pour finir une prise de référence.

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