Aplikácie, vďaka ktorým budete efektívnejší

Čas je naša najcennejšia komodita. Žijeme v rýchlej dobe, keď je veľmi ľahké stratiť pozornosť. Práve preto by malo byť našou prioritou naučiť sa svoj čas využívať správne a efektívne. V pracovnom živote je prokrastinácia neželaným javom. Žiadny strach, dnes existuje množstvo nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť so sebaorganizáciou, čím zvýšite svoju produktivitu. Prinášame vám výber skvelých aplikácií rozdelených podľa ich účelu. Veríme, že ich využijete pri zefektívňovaní svojej (nielen) pracovnej rutiny.

Manažment projektov

Trello

Trello je nástroj navrhnutý pre prácu v skupine. Je to akási virtuálna nástenka, kde postupne pridávate kartičky (jednu pre každú úlohu či projekt). Do každej takejto kartičky sa dajú pridávať komentáre, zoznamy úloh, ktoré treba spraviť, rôzne odkazy, deadliny či iné užitočné materiály. Podľa toho, ako postupuje váš projekt, môžete kartičky premiestňovať a meniť ich stav (napríklad z „nového projektu” na „prebiehajúci” alebo „ukončený”). Trello má verziu zdarma, ale dá sa investovať aj do platených prémiových verzií.

Todoist

Todoist je na tomto poli zásadným hráčom s jednoduchým a intuitívnym ovládaním. Hodí sa skôr pre individuálnu prácu. Môžete ho využiť na plánovanie rôznych osobných projektov a určite vám pomôže aj s rozdelením domácich prác. Jednou z jeho neodškriepiteľných výhod je, že sa veľmi dobre adaptuje na všetky operačné systémy (iOS, Android, Windows, macOS…) a iste vás poteší aj jeho cenová dostupnosť. S určitými obmedzeniami máte k dispozícii verziu zdarma a za 4 eurá mesačne si môžete predplatiť verziu premium.

OmniFocus

Je to nástroj podobný, ale omnoho komplexnejší ako Todoist. Omnifocus je asi to najlepšie, čo trh ponúka na manažment projektov. Je navrhnutý prednostne pre Apple (iOS, macOS, iPadOS), ale má aj webovú verziu, s ktorou by nemal mať problém žiadny operačný systém. Môžete v ňom vytvárať projekty sekvenčné (teda také, pri ktorých je potrebné ukončiť prvú úlohu, aby ste mohli prejsť na ďalšiu), paralelné (zložené z viacerých úkonov, ktoré môžu byť urobené v ľubovoľnom poradí) a ďalšie iné. Projektom sa dajú priraďovať priority, poprípade vkladať komentáre alebo prílohy. K dispozícii sú rôzne možnosti predplatného, no najväčší úspech žne mesačné predplatné za 10 eur, kde sa produkt vždy aktualizuje na najnovšiu verziu.

• Alternatívy: Things, ToDo.

Optimalizácia vášho času

WasteNoTime

Určite dobre viete, ako rýchlo sa dá prepracovať z „Len sa rýchlo pozriem, čo je nové na Instagrame” k hodine absolútne neproduktívnej prokrastinácie. Aj tento problém sa dá vyriešiť tým, že si nainštalujete WasteNoTime na náš prehliadač a necháte rozšírenie zablokovať vám prístup k špecifickým stránkam počas hodín alebo dní, ktoré mu určíte. Už nebudete môcť tráviť pracovnú dobu na svojich najobľúbenejších prokrastinátorských stránkach. Blogy aj sociálne siete budú musieť počkať na vhodnejší okamih. Tento nástroj je zatiaľ k dispozícii pre Chrome alebo Safari.

Mixmax

Rozšírenie Mixmax vylepší funkcie vášho Gmailu. Napríklad vám umožní efektívnejšie využívať čas strávený v mailovej schránke, „pozdržať” mail do určitého dňa alebo skontrolovať, či si adresát vašu správu prečítal. Iste sa vám zíde aj funkcia zdieľaného kalendára a ďalšie funkcie, ktoré vám umožnia vkladať ankety či prieskumy. Dobrou správou je, že Mixmax je zdarma, ale k dispozícii je aj platená verzia, ktorá sprístupní ďalšie možnosti nástroja.

Calendly

Zamysleli ste sa niekedy nad tým, koľko času ste už zabili plánovaním schôdzok a hľadaním správnej hodiny, ktorá by vyhovovala každému účastníkovi? Calendly tento bolestivý proces zautomatizuje tak, že ak si v konkrétne dni a hodiny vymedzíte prázdne miesta, kedy by ste prípadnú mohli schôdzku potvrdiť, hocikto vám môže poslať pozvanie. Najzásadnejší rozdiel oproti Google Calendar je, že Calendly schôdzku potvrdí automaticky, ak spadá do jedného z vašich voľných okien. Automatizáciou k vyššej produktivite!

Toggl

Je to nástroj hlavne pre firmy, avšak vhodný je aj pre jednotlivcov, ktorí chcú mať prehľad o tom, ako využívajú svoj pracovný čas. Takéto dáta potom pomôžu pri následnom určovaní priorít a rozhodovaní. Toggl sleduje, čo robíme, a ako dlho sa tejto aktivite venujeme. Ak zadáme aj hodinovú sadzbu, nástroj zhodnotí, koľko sme zarobili (alebo prerobili) na každej jednej úlohe.

Aby ste na nič nezabudli

Evernote

Aplikácia je klasik medzi organizátormi, a to nie náhodou, Evernote je veľmi všestranný nástroj, ktorý efektívne pomáha centralizovať všetky pracovné či osobné poznámky tak, aby sme nič nevynechali a na nič nezabudli. Môžete si v ňom zorganizovať dokumentáciu, faktúry či uskladniť iné zaujímavé informácie. Jednou z ďalších výhod je aj možnosť pripájať prílohy. Určite sa ho nebojte používať aj na triedenie interných dokumentov, často používaných formulárov, posudkov, či ukladanie schém personálnych štruktúr na lepšiu orientáciu. Evernote uvíta každý nápad. Cieľom je byť schopný nájsť ľahko a rýchlo všetko, čo potrebujete.

Simplenote

Simplenote je menej komplexná alternatíva k Evernote, ktorá, ako naznačuje jej názov, sa používa omnoho jednoduchšie. Ak teda nepotrebujeme ukladať prílohy a postačí nám len možnosť zapísať a uložiť si poznámky a nápady (pracovné či osobné), táto appka je tá pravá. Navyše, je úplne zadarmo.

• Alternatívy: aplikácia Notes (pre Apple), OneNote.

Pre lepšiu komunikáciu

Slack

Slack sa v poslednej dobe teší veľkej popularite. Množstvo firiem po celom svete ho používa ako hlavný kanál pre internú komunikáciu. Jeho funkcie sú jednoduché. Nástroj trebárs umožňuje súkromný čet medzi kolegami z firmy, no rovnako sa dajú vytvoriť aj otvorené skupiny, kde sa môže pridať ktokoľvek, alebo súkromné skupiny, kde sa dá vstúpiť len s pozvánkou od administrátora četu. Cez Slack sa dajú zdieľať dokumenty a má stovky prepojení s ďalšími aplikáciami ako Google Analytics, Google Drive, Outlook alebo Trello.

Twist

Je z dielne tímu, ktorý vytvoril Todoist, s cieľom konkurovať práve Slacku. Tieto dve aplikácie síce majú veľa spoločných funkcií, no Twist sa odlišuje tým, že konverzácie v tomto nástroji neprebiehajú v reálnom čase, ale skôr ide o komentáre, ktoré sa postupne zgrupujú ku konkrétnym témam konverzácií. Takýmto Štýlom Twist eliminuje rušivé notifikácie, čím zmenšuje riziko rozptýlenia pozornosti.

• Alternatívy: Microsoft Teams, Fleep.

Ostáva sa už len zamyslieť nad tým, aké sú vaše potreby, a vybrať si aplikácie, ktoré by vám mohli denne slúžiť pri zefektívňovaní svojej pracovnej rutiny. Najdôležitejšie však je začať ich používať. Ste predsa už len krôčik od toho stať sa majstrom time manažmentu!

Preklad: Veronika Michalková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.