Le WWF France recherche pour sa Direction générale et sa Direction des programmes un(e)Assistant(e) de Direction dans le cadre d’un CDI.

La mission de la Direction générale du WWF France est d’impulser la stratégie de l’organisation, en lien avec la Présidente et son Conseil d’administration. La Direction des programmes pilote les projets de l’organisation sur le terrain, de la conception à la mise en œuvre, sur les différents sujets d’intervention du WWF France (océans, forêts, vie sauvage etc.).

Missions :

Sur ce poste en immersion au cœur des décisions, des projets et de la stratégie, vous contribuerez activement au pilotage de la fondation et à sa bonne organisation, grâce à votre intervention en appui à la gestion quotidienne, la gestion budgétaire, l’organisation d’événements, la communication interne et la gestion administrative. Nous recherchons un profil qui saura s’épanouir dans le soutien aux fonctions exécutives de la fondation et s’intéressera aussi avec curiosité à nos projets et missions sur le terrain.
Ce poste est rattaché à l’Assistante exécutive de la Direction générale et de la Présidence, en lien direct avec le Directeur des Programmes.

A ce poste, vos missions seront les suivantes :

• Gérer les agendas : prendre les rendez-vous, effectuer le suivi si nécessaire ;
• Gérer le courrier papier et électronique dans un souci de qualité des réponses apportées, de maîtrise des délais et de maintien d’une base de données de contacts qualitative ;
• Rassembler les éléments et saisir les données de suivi budgétaires dans le logiciel métier Unit4 : notes de frais, demandes d’achat, factures, temps… ;
• Mettre à jour et archiver les documents en fonction des demandes et sur la base d’un système à développer, assurer le suivi des signatures, notamment à l’aide du logiciel Docusign
• Assurer l’organisation logistique de réunions internes ou externes (invitations, mise en place de la salle et des outils, rassemblement des supports de présentation…), rédiger les compte-rendus
• Réserver des voyages pour la Directrice générale et le Directeur des programmes : trajets, hôtels, informations pratiques sur les conditions locales…
• Accueillir les visiteurs et apporter des appuis divers en fonction des besoins
• Accompagner les équipes pour garantir le respect du circuit administratif et des procédures internes de montage de projets : suivi de la validation des conventions, suivi des étapes de montage de projet
• Assurer la gestion administrative du Comité Projets : ordre du jour, collecte de documents, suivi des deadlines, rédaction et mise en page de documents de travail (Fiche Avis), mise à jour du tableau de Suivi du Comité Projets, suivi des différentes étapes du Comité Projets et des différents représentants par Direction

De formation minimum bac+2/3 type BTS/DU, ou Licence professionnelle (Administration, Gestion, assistant manager, sciences-politiques ou de l’environnement etc.), avec 3 à 5 ans d’expérience professionnelle, vous êtes mature, curieux et fiable.
Vous parlez bien anglais et êtes intéressé.e par les tâches de gestion administrative et par le fonctionnement d’une fondation environnementale de premier plan.
Vous êtes reconnu.e pour votre ouverture et votre sens de l’écoute.
Vous serez à l’aise au cœur de la fondation, sur un rôle très opérationnel auprès des dirigeants de la fondation et de ses directeurs. Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux, indispensables pour le fonctionnement d’une organisation hybride.

Pour réussir dans ce poste, vous savez notamment faire preuve de :

• Maitrise indispensable du Pack Office (Word, Excel et PowerPoint) ; en particulier des fonctions de mise en forme avancées, connaissance UNIT4 serait un plus
• Souhait d’apprendre et d’évoluer, de s’adapter aux besoins et aux différents interlocuteurs
• Capacité à gérer des dossiers confidentiels en toute discrétion
• Anglais courant
• Très bonne communication écrite et orale – très bon orthographe exigé
• Organisé(e) et très rigoureux(se), bonne capacité de concentration
• Bonne gestion des situations urgentes et des imprévus, souplesse
• Autonomie, flexibilité et capacité à prioriser

Un échange téléphonique suivi de deux entretiens en physique ou en visioconférence.

WWF est engagée dans la lutte contre toutes les formes de discriminations. Toutes les candidatures seront étudiées de façon équivalente. #TogetherPossible