Assistante de projets

Woodeum est un promoteur immobilier engagé qui imagine, développe et commercialise des immeubles écologiques de nouvelle génération en bois massif et à faible empreinte carbone.

Woodeum a fait le choix du bois massif, matériau bio-sourcé, pour son confort d’habitat et pour bâtir sans nuisance une ville plus naturelle, plus belle et plus agréable à vivre.

Le bois est le seul matériau de construction qui stocke le carbone au lieu de l’émettre et qui permet ainsi de lutter efficacement contre le réchauffement climatique. En tant qu’acteur du bâtiment, ils ont la responsabilité de construire des villes plus vertueuses et respectueuses de l’environnement et d’améliorer la qualité de vie des habitants.

Fondée en 2014 par Guillaume Poitrinal et Philippe Zivkovic, Woodeum est leader de la construction, de l’ingénierie et de la promotion d’immeubles de grande taille « bas carbone ». En 2019, Altarea-Cogedim est rentré dans le capital à hauteur de 50% afin d’accélérer leur développement et permettre l’atteinte d’un objectif de 2500 logements d’ici 4 ans.

GENERAL
Administratif :

• Gestion et organisation des RDV + réservation des salles (RDV demandant la présence de plusieurs intervenants extérieurs)
• Courrier divers de toutes natures
  Saisie et Archivage :
• Archivages au fur et à mesure des documents officiels (Arrêté, Constat…)
• Saisie de l’ensemble des commandes ponctuelle sur PPM / marché BET/ARCHI
• Saisie des marchés travaux + OS Primpromo
• Suivi de l’état de règlement des factures/engagements avec le service comptable/ mise en relation avec les intervenants (le tableau des dépenses et l’affectation des facture (code famille) restent de la compétence du RP)
  Profil cible : assistante sénior, assistante sur une trentaine d’opération. Package : 53 K€ (49 fixe + 4 prime)

PHASE Montage, Assistance à :
 Etablissement du panneau de PC + commande constat après validation du RP + Enregistrement et diffusion des constats
 Demande Attestation au TA
 Envoi des propositions signées Architecte/BET aux différents prestataires + Relance signature contrat sur DOCUSIGN + récolte des Attestations Assurances

PHASE Pré Acquisition et ACQUISITION, assistance à :
 Assistance à la constitution des Dossiers Assurances + Alimentation au fur et à mesure (récolte des pièces)
 Assistance à la constitution des Dossiers GFA (la rédaction du Comité qui reste de la responsabilité du programme)
 Assistance à la constitution du dossier de dépôt de pièces
 Assistance à la constitution du dossier à communiquer à l’avocat dans le cadre du référé préventif
 Assistance au RP sur les plans de vente « série Notaire » et Etablissement d’un tableau comparatif des plans de vente LC/Série Notaire en vue d’informer les clients des évolutions préalablement à la notification VEFA

PHASE EXE
 Assistance à la mise en place et au suivi des dossiers de sous-traitance (agréments, complétude dossier…)
 Gestion administrative des déclarations préalables auprès des organismes
 Alimentation du DOSSIER VEB :

• Assistance à la préparation des trames comités mensuel (trame établie par le RP)
• Envoi des courriers recommandés types mensuels (intempéries, appel de fonds)
• Envoi des doc au fur et à mesure des échéances, sur la base du tableau de suivi communiqué par le RP
• Saisie des réservations et actes VEB dans Primpromo
• Rappel du paiement des appels de fonds en cas de retard de paiement

PHASE AG Préparation AG
 Envoi Dossier de présentation de l’opération au syndic pour estimation du budget
 Préparation de la présentation réunion d’information
 Réalisation du tableau de corrélation N° copro/ N° lot commercial
 Récolte de l’ensemble des Attestations VEFA pour envoi au syndic
PHASE LIVRAISON
 Général : Saisie du tableau des clés et PLD
 Dossier VEB

• Constitution du dossier livraison / réalisation du PV type
• Complétude des H2 (vérifier avec le RP)
   Parties Communes :
• Constitution du dossier / PV de livraison
• Regroupement des documents / tableau de remise des documents et clés

• Formation BAC +2, assistante de direction ou équivalent et bénéficiez d’une expérience de minimum 3 ans en tant qu’assistante au sein d’une direction technique ou opérations,
• Autonome, motivé(e), rigoureux(se),
• Vous faites preuve d’initiatives, d’anticipation et de propositions,
• Souriant(e) avec un bon relationnel.