Dans le cadre de sa forte croissance, WHITE MIRROR recherche un.e assistant.e de direction.

Nous recherchons une personne réel relai des Dirigeants, votre rôle sera essentiel au bon fonctionnement de l’agence.

Vous évoluerez dans une entreprise à taille humaine et dans un environnement agréable.

Dans ce cadre, vos principales missions seront les suivantes :

#1 : ASSISTANAT POLYVALENT

• Accès et gestion de l’agenda des dirigeants, positionnement de réunions,
• Organisation des déplacements des dirigeants et des membres de l’équipe,
• Préparation et organisation de réunions physiques ou visio-conférences,
• Accueil physique et téléphonique : capacité à filtrer et identifier les interlocuteurs, être en mesure de renseigner certaines demandes de clients,
• Relève et classement du courrier,
• Rédaction de courriers de réponses et mails,
• Notes et comptes rendus de réunion,
• Envoi de courriers avec accusés de réception,
• Commandes de fournitures, cartes de visites, papeteries,
• Réaliser et suivre des dossiers administratifs divers,
• Classement de dossiers,
• Gestion des commandes / achats / consommables,
• Organisation d’évenements liés à la vie du bureau, séminaires interne (ateliers, formation…)

#2 : ASSISTANAT EN GESTION/FINANCE

• Réception et suivi des factures fournisseurs, participation ponctuelle aux réunions avec l’expert-comptable,
• Suivi des factures
• Suivi des réglements et relances
• Suivi des coûts
• Suivi de tableau de bord
• Suivi Excel des contrats commerciaux sous l’autorité de la responsable juridique,
• Clôture mensuelle (en collaboration avec notre expert comptable et la direction).

#3 : ASSISTANAT RESSOURCES HUMAINES / SOCIAL

• Suivi des DUE (en collaboration avec notre expert comptable),
• Mise en place des mutuels (en collaboration avec notre cabinet conseil),
• Suivi des visites médicales,
• Préparation des éléments de paie (en collaboration avec notre expert comptable),
• Suivi des NDF,
• Suivi des congés payés des collaborateurs,
• Suivi des dossiers avec l’OPCO (apprentissage notamment),
• Appui à l’équipe selon les besoins / projets.

Issu(e) d’une formation supérieure (type BTS Assistant de Manager ou licence/master), vous justifiez d’une expérience de 3 à 5 ans à un poste similaire.

De nature pro-active, vous avez un réel sens de l’organisation, de l’initiative et de la gestion des priorités.

Capacité à prendre de la hauteur, vous savez faire les arbitrages nécessaires entre l’urgent et l’important.

Votre rigueur, sens de la confidentialité et du service et votre capacité à gérer le stress seront vos atouts pour réussir.

Enfin vous avez une bonne maîtrise des outils Word, Excel et PowerPoint.