Nous recherchons pour la Direction des Solutions RH, un(e) Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) pour assister les Directions Régionales.
Votre rôle consistera à assurer l’organisation et la coordination des équipes commerciales. Vos missions principales seront :
1/ Planifier, organiser l’activité des équipes commerciales
Organiser et assister aux réunions d’équipe.
Gestion des agendas et prise de rendez-vous (réunions d’équipes).
2/ Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec les Directeurs Régionaux et les services concernés
Contribuer à la gestion des moyens humains en lien avec le manager et les services concernés (Plans d’intégration, pilotage et suivi des nouveaux arrivants ; départs collaborateurs, suivi des congés de l’équipe).
3/ Gérer la logistique des équipes commerciales
Contribuer à la gestion des moyens humains, financiers et matériels de l’entité en lien avec les Directeurs Régionaux et les services concernés.
Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
Envoi de documents divers (cadeaux clients, devis, contrats, fournitures…).
Création et suivi de tickets UpCenter.
Commande et envoi de fournitures (ex : cartes de visites).
Suivi du logiciel SVI Diabolocom (arrivée / mobilité / changement de secteur / départ collaborateur).
Réalisation de rapports d’activité via nos outils internes (BI top utilisation ou couverture carte).
4/ Communiquer en interne et en externe
Réalisation des réponses aux Appels d’Offres et Consultations, suivi des fiches de référencement fournisseurs.
Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou messages électroniques en fournissant un premier niveau de réponse (ex : boîte mail générique, boîtes mail des commerciaux suite départ, appels clients).
Saisir et mettre en forme les comptes-rendus de réunions, les relevés de décision.
Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, suivi, diffusion, archivage) – Ex : courriers de résiliation.
Rédiger des courriers, notes, documents (ex : courriers d’excuses).
Animation des équipes via la diffusion d’informations sur Yammer.
Être en renfort des autres assistantes du Marché en cas de surcroît d’activité et effectuer les permanences pendant les congés des autres assistantes.
Poste non cadre.
Télétravail partiel possible.
Vous avez déjà une expérience confirmée en tant qu’Assistant(e).
Qualités et prérequis:
Ces entreprises recrutent aussi au poste de “Cabinet privé”.