Rattaché(e) à la Secrétaire Générale ou à toute autre personne désignée par la direction, vous serez en charge de :

L’assistanat:
• Du COMEX : 4 personnes PDG, DG, Secrétaire Générale et Directrice Commerciale
o Gestion d’agendas complexes et mouvants (agenda électronique)
o Suivi et établissement de notes de frais avec gestion des devises
o Préparer et organiser certaines réunions à la demande : préparation de dossiers nécessaires, des supports (tableaux de bord, ordinateurs, visioconférence)
• Support au Conseil d’administration, (préparation des feuilles de présence, reliure, classement original, scan, déjeuner, …)
• Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, relecture de contrats, mise en forme de document, classement et archivage, traduction)
• Suivi d’informations confidentielles
• Présentations, impressions et reliures documents

La gestion des voyages:
• Collaboration avec la chargée de voyages de l’entreprise et à terme :
o Organisation de l’ensemble des voyages de la société
o Négociation avec les prestataires de voyage
• Suivi des jours à l’étranger pour les grands voyageurs
• Demande de Visa

Le management :

• Encadrement d‘un contrat d’alternance. En binôme avec un contrat en alternance :

1) Administration 

• Assurer la gestion quotidienne du standard téléphonique
• Assurer l’accueil physique dans nos locaux
• Traitement quotidien du courrier entrant et sortant
• Interface avec logistique de BNP Paribas (services généraux)
2) Office Management
• Suivi du stock et gestion de l’achat des fournitures de bureau
• Assurer la bonne gestion des salles de réunion en collaboration avec les responsables de département
• Commande des petits-déjeuners + pauses + plateaux-repas aux prestataires en collaboration avec les responsables de département
• Mise à jour de documents sur l’intranet (trombinoscope et liste téléphonique)
• Gestion des parkings

• Au minimum 5 ans d’expérience professionnelle en qualité d’Assistante de Direction, en interrelation avec des interlocuteurs exigeants de niveau Direction générale et/ou top management,
• Expérience environnement international requise,
• Anglais indispensable à l’écrit comme à l’oral : niveau courant à bilingue,
• Expérience de préférence acquise en environnement de PME dynamique et en croissance,
• Parfaite expression écrite et orale, orthographe maitrisée en français,
• Parfaite connaissance du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Internet,
• Excellente gestion d’agenda Gmail.

Qualités nécessaires:

Être polyvalent(e) et apprécier la diversité de tâches, être très organisé(e), avoir le sens de la discrétion et de la hiérarchie.
Faire preuve d’autonomie, de rigueur, de souci du détail, de réactivité, de rapidité et avoir un sens relationnel reconnu.

Entretien RH + Entretien avec la Direction