Finalité du poste : Gérer le secrétariat administratif, comptable et commercial du magasin

MISSIONS PRINCIPALESGestion administrative- Assure la totalité des tâches de secrétariat classique : courrier, mise en forme de divers documents via les logiciels bureautiques (word, excel, gmail)- Assurer l’organisation administrative du secrétariat du magasin, le classement et l’archivage des documents…- Gère les frais généraux et assure le suivi administratif des dossiers en lien avec les fournisseurs : fournitures de bureau, entretien du magasin..- Participe aux inventaires et en assure le suivi administratif- Veille au respect des procédures de fonctionnement interne

Gestion commerciale- Réceptionne les factures d’achat de marchandises, prestations et frais généraux et établit le rapprochement avec les bons de réception/bon de livraison- Assure la saisie et le suivi des factures, BL et comptes fournisseurs/clients sur le logiciel comptable et commercial et en contrôle les règlements- Contribue au traitement des litiges fournisseurs, au suivi et prévention de la démarque et usage magasin

Monétique- Le/la secrétaire n’a pas de positionnement hiérarchique vis-à-vis des caissières, mais veille à la mise à en place de procédures et à leur bonne application en caisse et à l’accueil- Assure la vérification des caisses et contrôle qu’il n’y ait pas d’écarts

Missions transverses- Effectue ses missions dans le respect des règles de sécurité, des procédures et du règlement intérieur du magasin- Participe à la bonne tenue des bureaux

Il est précisé que la liste des missions ci-dessus énumérées n’a pas un caractère exhaustif : le collaborateur peut en effet être amené à effectuer des tâches complémentaires sans pour autant que cela constitue un changement de fonction

Indicateurs de performance- Productivité de l’administratif magasin- Polyvalence magasin, administratif et comptable- Délais de traitement des factures et litiges- Nombre d’erreur de saisie

INTERLOCUTEURSRattachement hiérarchique : Directeur du magasinInternes- Directeur du magasin et direction- Responsable comptable- Responsable de rayon/Vendeurs- Hôtes accueil/caisse/RéceptionnairesExternes- Clients- Fournisseurs- Cabinet médicaux- Secrétariat et direction des autres magasins du groupe

Durée du contrat : 8 mois

Nombre d'heures : 35h par semaine

PROFIL REQUISFormation et expérience- BTS comptabilité et/ou assistante de gestion PME/PME- Expérience dans la gestion administrative et la distribution serait appréciée

Compétences techniques- Connaissance de base de la gestion et des pratiques comptables- Maîtrise de l’outil informatique, bureautique et logiciels généralistes- Organisation administrative- Connaissance des moyens de paiements et de l’encaissement

Les +- Comptabilité- Réglementation et législation commerciale- Connaissance des produits, services et de notre secteur d’activité- Connaissance de l’entreprise- Sécurité des biens et des personnes

Compétences comportementales- Rigueur et sens du détail : capacité à veiller à la fiabilité et à la qualité des résultats, à la précision des données et informations communiquées- Esprit d’équipe et de coopération : capacité à travailler avec les autres en apportant aide, appui ; à favoriser la synergie et la cohésion des membres d'une équipe, que celle-ci soit rattachée hiérarchiquement ou non- Aisance relationnelle/présentation : capacité à entrer en relation avec autrui, véhiculer une image positive de l’entreprise, être à l’aise en toute circonstance. Avoir une tenue correcte- Organisation / Planification : capacité à anticiper, définir et optimiser les moyens humains, financiers ou techniques visant à développer l’efficacité et la rentabilité de l’entreprise. Capacité à prévoir ses activités dans le temps de façon à tenir les délais impartis et en faisant en sorte que les activités s’enchaînent dans un ordre logique- Dynamisme : capacité à faire preuve d'une volonté toujours renouvelée pour produire les résultats attendus et à soutenir une charge de travail importante- Gestion des conflits : capacité à maintenir une performance régulière, en cas de conflit, à composer d’une manière acceptable pour soi-même, pour les autres et pour l’entreprise- Adaptabilité/ouverture au changement : capacité à modifier son mode de fonctionnement/façon de travailler, se remettre en cause face au changement/situation nouvelle, à en tirer le meilleur profit.- Confidentialité : Capacité à émettre et recevoir des informations confidentielles en limitant leur diffusion aux personnes à qui elles sont exclusivement destinées.- Etat d’esprit : Capacité à maintenir un état d’esprit positif et enthousiaste au travail, à adhérer et véhiculer les valeurs de l’entreprise, à maintenir un degré d’implication et de professionnalisme.