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Assistant/e Polyvalent/e

CDI
Paris
Salaire : Non spécifié
Télétravail fréquent

SETEC
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Rattaché(e) à la responsable du service d’assistanat, vous travaillerez au sein d’une équipe de 3 personnes. Vous serez en contact avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise que vous devrez accompagner dans leur quotidien.

Vous serez également en contact avec des clients et des prestataires externes ainsi qu’avec les services des autres sociétés du groupe.

Vos missions seront les suivantes :

  • Prise en charge de l’accueil téléphonique et physique (orientation des appels, prise de message, accompagnement des visiteurs….)
  • Elaboration et gestion des badges des collaborateurs
  • Gestion des courriers, des colis et des livraisons
  • Gestion des archives papiers
  • Gestion d’agenda, prise de rendez-vous, mise à jour des contacts
  • Gestion des déplacements des collaborateurs (réservation des moyens de transports et des hébergements, création d’ordre de mission...)
  • Organisation de réunions, préparation et mise en forme de dossiers, classement documentaire
  • Commande et gestion des stocks de fournitures (fournitures de bureau, papier pour imprimante, etc..), et rangement dans les stocks
  • Commande de cartes de visites pour les collaborateurs
  • Gestion du stock et mise à disposition des équipements de protection individuelle
  • Aiguillage des factures sur le logiciel interne de la société
  • Etablissement des devis et des bons de commandes quand nécessaire
  • Gestion des locaux : tournées de contrôle, rangement des espaces, petits nettoyage (salles de réunions, tasses et gobelets visiteurs…)
  • Coordination/suivi du travail des agents d’interventions extérieurs (gros nettoyages, réparations climatisation par exemple)
  • Assistance aux équipes projets sur affaire (visas et Ordres de Service, tableur, codifications des documents, schémas, mise en forme, comptes-rendus …)
  • Participation à la création de mode-opératoires ou procédure sur l’activité d’assistanat

Cette liste n’est pas exhaustive, en fonction de votre profil d’autres missions pourront vous être confiées.Poste en CDI basé dans le 12ème arrondissement à Paris (Gare de Lyon ou d'Austerlitz)39h - 9h à 18h du lundi au jeudi - de 9h à 17h le vendrediRémunération à déterminer selon votre profil (diplôme et années d'expériences) Prime d'intéressement et de participation Restaurant Inter-EntrepriseAssociation sportiveCSE 


Profil recherché

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 ou Bac+3 de type assistanat de manager, de direction de gestion, vous avez acquis une première expérience réussie dans les fonctions de secrétariat ou d’assistanat. 

Impliqué/e, vous possédez un grand sens du service et aimez travailler en équipe. Vous faites preuve de rigueur et d’organisation, et vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques Word, Excel et Power Point. Vous savez gérer un système de classement. Votre orthographe est irréprochable et vous possédez un bon relationnel ainsi qu’une bonne élocution.Vous souhaitez rejoindre une entreprise où il est agréable de travailler avec des collaborateurs et des managers bienveillants. En nous rejoignant, vous contribuerez à construire les mobilités qui façonneront le monde de demain et relever les grands défis qui nous attendent. 

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