Assistant de gestion projets de recherche scientifique H/F

Résumé du poste
CDI
Paris
Salaire : Non spécifié
Début : 14 juillet 2024
Télétravail occasionnel
Expérience : > 1 an
Éducation : Bac +2
Compétences & expertises
Contenu généré
Excel
Cegid

Sciences Po
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Sous l'autorité fonctionnelle de la Responsable administrative et financière des contrats de recherche européens du département d'économie, l'assistant de gestion devra soutenir la gestion des différents programmes de recherche European Research Council Grants (ERC) du département d'économie, ainsi que d'autres projets de recherche secondaires


1/ Gestion comptable et financière :
* Procéder aux demandes de remboursement et notes de frais en s'assurant de la conformité et éligibilité des pièces justificatives pour l'Union Européenne et la Direction financière de la FNSP, contrôler la bonne mise en paiement des notes de frais
* Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives des opérations financières et comptables, et des dépenses (Notes de frais, factures) ;
* Procéder aux opérations d'engagement, bons de commande, demandes d'achat et factures sur plateforme CEGID ; en assurer le suivi et la bonne mise en paiement ;
* Soutien à la gestion financière des ERC pendant les périodes de reporting.

2/ Gestion administrative et soutien aux activités des chercheurs titulaires des projets de recherche :
* Organisation des missions et déplacements du personnel, et des visites de co-auteurs/experts des projets de recherche: procéder aux réservations transport, hôtel sur la plateforme CYTRIC, récupérer les justificatifs (programmes des conférences, billets, boarding pass)
* Organisation logistique des événements scientifiques des programmes ERC, workshops, conférences : procéder aux réservations de salles, voyages, hôtels, catering + gestion des livraisons, restaurant ; et participation à ceux du département d'économie
* Procéder aux commandes de livres sur la plateforme GOBI-EBSCO ou via la Librairie de Sciences Po
* Gestion et suivi des feuilles de temps des chercheurs et assistants de recherche/Postdocs sur SINCHRO : s'assurer de la saisie mensuelle, des commentaires, des périodes de fermetures annuelles ; procéder à la vérification de concordance des congés SINCHRO/Espace RH ; procéder à la signature des feuilles papiers ; anticiper les fins de contrat
* Procéder au recrutement des vacataires sur la plateforme dédiée : diffusion de l'annonce, collecte des documents administratifs, contrats de vacation, validation des heures déclarées sur la plateforme ;
* Gestion des stagiaires : procéder à la mise en oeuvre des conventions de stage, en lien avec la direction des ressources humaines ;
* Assurer le suivi du personnel embauché sur les contrats de recherche : diffusion des annonces Euraxess, collecte des candidatures, des documents administratifs nécessaires au contrat ; procéder à l'installation du personnel embauché en lien avec l'accueil du département (bureau, demande de badge, adresse email, liste de diffusion) ; établir un suivi des dates de début et fin de contrats (suivi xl, suivi décompte de congés Sinchro et RH, signature feuilles de temps)


Profil recherché

* Formation a minima BAC+2 en secrétariat, assistanat de gestion et/ou comptabilité.
* Goût prononcé pour les chiffres
* Maîtrise des outils bureautiques (Gmail suite, pack office, notamment Excel) ;
* Connaissances comptables basiques requises
* Rigueur, précision, qualités d'organisation et de méthode ;
* Réactivité, esprit d'équipe et sens du service
* Capacité à suivre plusieurs projets en même temps
* Aisance relationnelle ; communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs
* Un niveau anglais B2 a minima
Une expérience similaire serait un réel atout

Avantages :

  • Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
  • Rémunération fixe sur 12 mois
  • Rémunération variable (prime de participation et primes diverses).
  • 40 jours de congés payés par an
  • Protection sociale familiale (mutuelle, prévoyance)
  • Prise en charge de 55 % des frais de transport ou forfait mobilité durable (450 € / an)
  • Carte Ticket Restaurant
  • Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque
  • Offre sociale et culturelle du CSE

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