Rattaché(e) à l’Office Manager, vous assisterez le pôle Administratif & Financier dans l’ensemble des tâches administratives de l’agence. Vos principales missions seront les suivantes :

Mission d’Accueil :
• Accueil physique et téléphonique
• Préparation des salles de réunion
• Réservation : déplacement, taxi, restaurant
• Traitement du courrier

Service Généraux :
• Gestion des fournitures, consommables, et des contrats d’entretien,
• Assurer le bon fonctionnement de la structure et être l’interlocuteur principal des prestataires (Entretien locaux, Alarme, Ascenseur, Fontaine à eau, extincteur, chaudière…)

Gestion des pièces comptables d’achat :
• Assurer le bon enregistrement des pièces d’achat (Hors projet) dans un Système informatique
• Assurer le suivi mensuel des pièces d’achat manquantes au regard des mouvements bancaires
• Suivi des affectations bancaires, lettrage des comptes

Gestion administrative
• Création des fiches fournisseurs & client
• Compléter et mettre à jour les dossiers de référencement & plateforme en ligne

Événementiel interne
• Participation à l’organisation d’évènement interne (Séminaire, Noêl, Activité « Team building…)
• Aide au suivi budgétaire, étude comparative
• Aide à la recherche de prestataire
• Aide pendant l’évènement à son bon déroulement

Nous recherchons des personnalités enthousiastes et motivées.
• Vous avez la réputation d’être créatif (ve) et curieux (se)
• Vous êtes autonome et savez prendre des initiatives
• Vous maîtrisez les outils web et informatiques ;
• Vous êtes organisé(e), rigoureux (se) et discret (e)
• Vous savez être réactif et témoignez d’un sens du service
• Vous avez de grandes qualités relationnelles

Formation & Expérience
• Formation d’enseignement supérieur BAC+2 / BAC + 3.
• Vous justifiez d’au moins 2 ans d’expérience sur un poste similaire.

Type de contrat & Rémunération
• CDI - 39h/ semaine
• Repos compensateur : 8 jours / an
• 2000€ bruts/ mois