• Garantir le bon accueil et la bonne réception téléphonique de toute personne externe,
• Enregistrer, diffuser, classer et archiver le courrier,
• Gérer les agendas et organiser les réunions,
• Rédiger les courriers, les comptes-rendus, les pièces administratives liées aux différentes activités,
• Garantir les échéances des comptes rendus et des reporting,
• Présenter à la signature divers documents,
• Mettre en œuvre et gérer un mode d’archivage accessible à tous au sein de la Direction ou du Service de rattachement,
• Acheter, gérer les fournitures de bureau en suivant le budget confié,
• Assurer la gestion courante de services généraux : café, eau, reprographie, photocopieurs, imprimantes…,
• Rédiger les courriers, les comptes-rendus, les pièces administratives de l’agence, et les reporting confiés,
• Préparer administrativement et matériellement les revues de mandat avec les différents chargés d’affaires et le responsable d’agence puis diffusion des reporting associés aux clients,
• Suivre et mettre à jour les demandes d’estimation de travaux (DET) de l’agence par secteur dans l’outil de gestion dédié,
• Suivre administrativement les contrôles réglementaires, propreté et déchets dans l’outil de gestion dédié et en assurer la diffusion auprès des clients et des prestataires,
• Elaborer le planning d’astreinte et en assurer l’accessibilité ainsi que le suivi journalier sur les différents outils (RATP, Clients),
• Procéder à l’enregistrement comptable et au suivi budgétaire d’affaires,
• Etre proactif (ve) dans la définition d’outils afin de permettre une meilleure gestion de l’activité.

Titulaire d’un BAC ou d’un BTS SAM (Support à l’Action Managériale) avec une expérience d’au moins 5 ans en assistanat d’équipe et de manager.

• Exemplarité, autonomie, polyvalence et gestion des priorités,
• Excellent relationnel,
• Maitrise du pack office et excellent rédactionnel.

Poste basé à Paris Gare de Lyon.

3 entretiens :

• Technique
• RH
• Rencontre avec la Directrice Générale