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ADMINISTRATIVE ASSISTANT F/H

CDI
Lyon
Salaire : Non spécifié
Télétravail fréquent
Expérience : > 3 ans
Éducation : Bac +2

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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Rattaché.e hiérarchiquement au HR Manager et fonctionnellement au Legal & Data Protection Officer, vous :

Assurez des fonctions de HR Assistant en lien avec le HR Manager

  • Garantissez la bonne gestion administrative RH

    • Veillez à l’exhaustivité des dossiers du personnel
    • Suivez les éléments variables de paie non confidentiels (feuilles de temps, congés, abonnements aux transports en commun, etc.)
    • Suivez les visites médicales et les dossiers mutuelle santé et prévoyance
    • Suivez les dossiers de formation (inscriptions, dossiers OPCO, etc.)
  • Êtes le référent SIRH

    • Administrez et paramétres le SIRH (hors sujets confidentiels)
    • Assurez un support en cas de questions des utilisateurs
  • Accompagnez le HR Manager sur le recrutement : organisation des entretiens, rédaction des comptes-rendus d’entretiens, gestion des onboardings, etc.
  • Réalisez de la recherche documentaire et participez à des projets RH ponctuels

Assurez des fonctions d’Office Manager

  • Gérez et organisez les déplacements en France et à l’étranger, gérez Travel Desk, rédigez les ordres de mission et les déclarations de sécurité sociale et supervisez les démarches d’immigration et de santé (vaccins, Covid-19, etc.)
  • En lien avec l’équipe Marketing & Communication, organisez des évènements (de type team building) et des petites attentions pour les collaborateurs (onboarding, anniversaires, after-work, etc.)
  • Coordonnez le bon fonctionnement des espaces et du matériel de travail en relation avec les différents pôles en interne et les prestataires externes (EDF, agence de ménage, etc.)
  • Garantissez la bonne gestion administrative : traitement du courrier, classement, etc.

Assurez des fonctions de Legal Assistant en lien avec le Legal & Data Protection Officer

  • Réalisez la mise en signature des documents juridiques, suivez le process et garantissez le partage et le classement adéquats des documents signés
  • Mettez à jour l’outil de suivi du Contract Management
  • Suivez les échéances contractuelles (baux, agences de ménage, etc.)
  • Rédigez des courriers de type « résiliation »
  • Assurez le suivi des assurances : répartitions des cartes vertes, demandes d’assurances, sinistres non confidentiels, etc.
  • Réalisez les demandes administratives de déclarations préalables et permis de construire des Stations (CSM)
  • Réalisez de la recherche documentaire

Profil recherché

💪COMPÉTENCES & EXPÉRIENCE

  • Vous avez une formation initiale de type BTS Assistant de Direction ou BTS Assistant RH (ou assimilé).
  • Vous avez 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
  • Vous parlez couramment anglais comme Barack Obama et avez la tchatche de Jacques Chirac en français (et non l’inverse). La maîtrise d’une autre langue étrangère est un plus.

😀VOUS

  • Avez des capacités relationnelles fortes : écoute et esprit d’équipe
  • Etes organisé.e et rigoureux.se
  • Avez de très bonnes capacités de communication à l’oral comme à l’écrit
  • Avez le sens de la confidentialité
  • Etes réactif.ve et polyvalent.e
  • Avez la capacité à traiter en parallèle des sujets variés
  • Manifestez un intérêt à travailler dans l’univers Start-up
  • Etes force de proposition, créativité, innovation

Mais surtout, vous êtes souriant.e et motivé.e !

Chez ProovStation, tous les talents comptent. Chaque candidature est donc attentivement lue. Si vous êtes en situation de handicap, n’hésitez pas à nous poser vos questions et à postuler !


Déroulement des entretiens

Si votre candidature est retenue, vous rencontrerez d’abord notre équipe RH au cours d’un entretien. Vous échangerez ensuite avec notre HR Manager et notre Legal & Data Protection Officer puis notre CFO.
Et promis nous répondons à tous nos candidat.e.s !

Envie d’en savoir plus ?