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Office manager/runner

CDI
Toulouse
Salaire : Non spécifié
Télétravail non autorisé

Pictarine
Pictarine

Cette offre vous tente ?

Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

L’office chez Pictarine 🏠

La team Pictarine déménage dans des locaux tout nouveaux tout beaux de 1600 m² (avec rooftop ! ) début 2023. Se retrouver, partager dans un cadre de travail fonctionnel, agréable et sécurisé est un impératif pour le bien-être de l’équipe. 

Mission and challenges 🎯

Et si tu venais accompagner la croissance de Pictarine en nous rejoignant en tant qu’Office manager/ runner ?

En tant que membre de l’équipe People (composée de 5 personnes), l’Office Manager a un rôle pivot dans la vie de bureau au quotidien : il/elle est celui ou celle qui accompagne et facilite la vie de nos people !

Run office  

  • Gestion de l’aménagement, la décoration, de l’entretien des bureaux et du mobilier et être force de proposition pour leurs améliorations(dont, vider le lave vaisselle, ranger les salles et espaces communs,...) .
  • Etre le “problem-solver” en constituent un « carnet d’adresses » de prestataires (vous gérez les imprévus, et proposez les solutions adéquates  qui répondent au mieux à nos attentes sur la durée pour la  gestion des locaux (prestataires, fournisseurs, propriétaire…), en assurer un suivi régulier, organiser les interventions, négocier les contrats/tarifs,
  • Assurer l’accueil des visiteurs externes,
  • Anticiper et gérer l’ensemble des consommables disponibles dans nos locaux (fruits, boissons, snack…)
  • Assurer les besoins des équipes pour les commandes de fournitures 
  • Participer à la gestion du parc informatique, recensement du matériel, commande de matériel (ordinateurs, écrans, téléphones, câbles, accessoires…).
  • Gérer et dispatcher le courrier, les colis et les diverses commandes,
  • Organiser des  moments de convivialités  : petits-déjeuners, activités, intervenants
  • S’assurer que les conditions de santé et de sécurité au travail sont respectées,
  • Rapporter mensuellement le budget office en partenariat  avec la team finance

Culture & care

  • Supervision des activités sportives organisées dans notre salle de sport
  • Participation aux onboardings
  • Être le garant de la logistique des évènements dans les locaux 
  • Participation à l'organisation de séminaires et d'événements à l'extérieur.

Facility

  • Accompagner les collaborateurs dans l’utilisation de l’outil de voyage,Organiser les déplacements des employés (trains, avions, hôtels,...) et participer à l’amélioration continue des processus (outil de réservation, suivi et optimisation des coûts,..)
  • Apporter son aide sur des tâches administratives usuelles
  • Contribuer aux sujets du pôle People

Profil recherché

About you 💎

  • Tu as une expérience significative en Office Management ou en Hôtellerie et dans une entreprise en forte croissance
  • Tu as un sens du service hors pair
  • Tu es pro-actif.ve, tu as le sens du détail et rien ne t'échappe
  • Tu es une personne très organisée : passer rapidement d’un sujet à un autre ne te fait pas peur et tu sais prendre du recul sur les projets à mener
  • Autonome, fiable, tu es également très réactif.ve
  • Rigoureux.se et professionnel.le, tu aimes travailler en équipe
  • Tu as une voiture 

Bonus :

  • Tu es souriant.e, positif.ve et enthousiaste ! 
  • Tu as un niveau d’anglais courant : écrit et parlé

Déroulement des entretiens

Recruitment process ⚙️

Tu souhaites nous rejoindre ? Viens rencontrer les gens avec qui tu vas bosser : 

  • 1er échange pour apprendre à se connaître (15’) 
  • Entretien d’équipe avec Rachel - Lead people support et Elodie - People manager(60-90’)
  • Test immersif afin de nous montrer tes talents 🙂 avec Karine - Office Manager, Rachel et Elodie (durée selon test)
  • Entretien final avec Guillaume - CEO et Élodie(120’)
  • Welcome aboard ! 


Envie d’en savoir plus ?