En tant qu’Office Manager au sein de l’équipe Finance/RH/Legal, vous assurez les missions suivantes.
Suivi administratif, juridique et comptable :
• Courrier
• Procéder aux factures clients, envoi et relance des factures clients
• Réaliser les opérations bancaires (rapprochement bancaire, gestion des CB…)
• Effectuer le traitement des factures fournisseurs, enregistrement, lettrage, archivage, paiement ainsi que la gestion des notes de frais (processus dématérialisé)
• Assister l’équipe pour diverses missions à caractère juridique et administratif
• Procéder aux achats de déplacements professionnels en veillant au respect de la politique de voyage
RH / administration du personnel :
• Gérer les commandes de tickets restaurant, les visites médicales, les adhésions/sorties aux organismes sociaux, organismes de formation …
• Effectuer les entrées et sorties de salariés et de prestataires externes (matériel, téléphonie, badge …)
• Suivre les absences et congés des salariés à travers l’outil SIRH
• Suivre la gestion des formations des salariés avec les partenaires externes
• Réaliser l’accueil des nouveaux entrants (onboarding)
• Organiser les évènements de la vie interne de l’entreprise
Gestion des services généraux (achat, maintenance, intendance, travaux) :
• Assurer la bonne tenue des bureaux, la sécurité et sûreté des locaux, les petits travaux de maintenance.
• Suivre les prestations et les commandes relatives au ménage, fournitures administratives, bureautique et matériel informatique,
• Gérer la flotte PC et téléphonie (inventaire, commande, appel d’offres)
• Négocier et gérer les relations fournisseurs
De formation supérieure, BAC + 2 min en gestion/comptabilité, vous avez de l’expérience (min 3 ans) sur un poste similaire dans une entreprise de 50/100 salariés, déjà établie et structurée et connaissant une phase de développement.
Curieux/curieuse, vous faites preuve d’une grande réactivité et d’écoute et avez les capacités de travailler en équipe. Votre rigueur et votre sens de l’organisation vous permettent de gérer efficacement et simultanément de nombreux sujets. Attentif(ve) aux détails, vous aimez les chiffres et les process.
Anglais et bonne connaissance des outils bureautiques.
Connaissances en gestion RH/droit du travail/comptabilité
3 entretiens
Ces entreprises recrutent aussi au poste de “Généraliste RH”.
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