Sous la responsabilité du directeur territorial et de son adjointe, le/la responsable du bureau assure la mise en œuvre des procédures d’accueil et d’intégration (BAI) et veille au bon fonctionnement des services par un encadrement adapté aux activités.Il/elle s’assure également du bon déroulement des marchés CIR et veille au respect du cahier des charges par les prestataires. Il/elle assure le suivi administratif et financier des marchés et participe au contrôle des titulaires des différents marchés contractés.

Management, coordination, animation et pilotage du bureau BAI

-  Répartir les activités, élaborer les plannings des agents
- Organiser les activités du bureau, les coordonner (le cas échéant en lien avec les autres services de la direction territoriale) et les contrôler
-  Veiller au respect des dispositifs, au bon fonctionnement des procédures et au niveau de qualité des prestations
-  Être un(e) référent(e) pour les agents, leur fournir conseils et informations sur les modalités de mise en œuvre des procédures
-  Favoriser la cohésion d’équipe : organiser les réunions d’équipe, prévenir et gérer les conflits et intégrer les nouveaux agents
-  Assurer l’évaluation des agents
-  Participer aux réflexions conduites dans le domaine d’activité du bureau et aux réunions internes de coordination
-  Suivre l’évolution de la réglementation en vigueur dans son domaine, diffuser l’information auprès des agents et veiller à son application

Suivi d’activité

-  Participer à la création d’outils de planification et de suivi
-  Préparer et vérifier les données statistiques et rapports périodiques des bureaux et en assurer la transmission à sa hiérarchie

Relations avec les partenaires institutionnels ou privés
-  Assurer les liaisons fonctionnelles avec les différents partenaires institutionnels ou privés
-  Participer aux réunions extérieures de coordination à la demande de sa hiérarchie
-  Promouvoir les dispositifs auprès des partenaires

Animation des relations avec les prestataires intégration

-  Veiller à l’adéquation permanente entre l’offre de service et les besoins de formation
-  Préparer les réunions de coordination, les animer sur demande de sa hiérarchie
-  Diffuser les consignes du service central auprès des prestataires
-  Proposer des améliorations aux prestataires
Suivi du dispositif
-  Utiliser les outils de suivi de la présence aux formations
-  Recueillir et consolider les informations quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi des dispositifs du CIR
-  Assurer le suivi quotidien des bons de commande

Suivi et contrôle des marchés

-  S’assurer de la conformité des prestations au regard du cahier des charges et des résultats attendus
-  Notifier au titulaire du marché les manquements aux conditions du cahier des charges
-  Vérifier les conditions d’exécution du marché et notamment le respect des délais
-  Alerter la DAF ou la DAI en cas d’incidents ou de contentieux potentiels

Savoir-faire :

- Capacité à manager

- Organiser et planifier les tâches

- Capacité d’adaptation, réactivité

- Relayer et respecter des consignes

- Capacité d’analyse et de synthèse

- Capacité à rendre compte

- Conduire des réunions internes

- Gérer les relations avec les partenaires concernés

- Grande disponibilité

 
Savoir être :

- Compétences relationnelles

- Savoir gérer ses priorités

- Etre polyvalent(e)

- Autonomie et sens de l’initiative

 
Connaissances :

- Réglementation relative aux procédures d’immigration, d’accueil et d’intégration

- Connaissance des applications informatiques métier

- Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word)

- Notions de techniques financières et de gestion

- Langues étrangères

- Permis B