Executive assistant

Résumé du poste
CDI
Paris
Salaire : 45K à 55K €
Début : 31 août 2024
Télétravail occasionnel
Expérience : > 10 ans
Éducation : Bac +3
Compétences & expertises
Contenu généré
Gestion des aliments et des boissons
Gestion de la logistique

My Job Glasses
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Pour accompagner la fondatrice et CEO de My Job Glasses, ainsi que l’ensemble du pôle de direction, nous cherchons un(e) Executive Assistant chargé(e) de faciliter les missions de la CEO sur des tâches du quotidien et d’organiser au mieux son agenda, ses déplacements, ainsi que les instances de direction.

Rattaché(e) à notre CEO, Émilie, et à notre Chief of Staff, Loic, tu contribues à une meilleure organisation de la direction de My Job Glasses et tu viens appuyer les temps forts de l’agenda de la CEO, comme les temps forts évènementiels de l’entreprise, en répondant aux différents besoins organisationnels et logistiques.

En complément, tu assures la gestion des relations avec notre prestataire Office, ainsi que les services et évènements proposés à l’équipe (food & drink, afterwork, teambuilding, …).

Tes missions

Ta priorité est de faciliter le quotidien de la direction et les besoins de l’équipe de My Job Glasses, à travers différentes missions :

  • Apporter un appui administratif et logistique à la fondatrice et CEO de My Job Glasses

    • Gestion de l’agenda de la CEO et préparation des dossiers de rendez-vous extérieurs (dont besoins ponctuels de présentation)

    • Gestion des besoins logistiques pour les rendez-vous externes et déplacements de la direction (transports, hébergement, restauration, …)

    • Appui à la gestion de la boîte mail de la CEO et suivi du courrier de l’entreprise

    • Prise en charge de tâches additionnelles demandées par la CEO pour l’appuyer

  • Assurer, en lien avec le Chief of Staff, la gestion et le suivi des besoins de l’équipe, ainsi que les temps forts internes

    • Organisation logistique des instances de direction de l’entreprise (réservation de salle, restauration, dossiers, …)

    • Gestion des relations avec le prestataire Office et appui à l’identification des besoins quotidiens de l’équipe

    • Gestion des services et évènements proposés à l’équipe : food & drink in office, afterworks, temps de teambuilding, séminaires, …

  • Accompagner l’organisation de temps forts externes et de rencontres avec les clients et les partenaires de My Job Glasses

    • Organisation d’évènements avec nos clients et partenaires dans nos locaux

Le travail chez My Job Glasses, c’est aussi…

  • Faire partie d’un projet lauréat de French Tech 20230 et du plan France 2030 - dans le cadre d’un projet qui répond à l’AMI Compétences et Métiers d’Avenir, afin de promouvoir l’Industrie grâce à 1000 ambassadeurs de la filière agroalimentaire et 1000 ambassadeurs de la filière aéronautique et spatiale

  • Contribuer aux activités d’une start up rentable et en croissance

  • Un fort impact sociétal : lutter contre les inégalités de destin et remettre les interactions humaines au coeur du projet d’orientation et du monde professionnel, car elles sont un facteur clé d’épanouissement.

  • Des conditions de télétravail avantageuses (2 jours par semaine et 1 semaine continue par trimestre)

  • La semaine de 4 jours une semaine sur 2 (i.e. un vendredi off une semaine sur 2, à l’issue de ta période d’essai)

  • Et plein d’autres petites attentions : des budgets pour le développement personnel, le télétravail, le sport (Gymlib), une super mutuelle Alan Blue, des locaux dans le coeur de Paris à Bastille, des fruits & snacks à dispo, les derniers équipements Apple, …


Profil recherché

  • Tu as une dizaine d’années d’expérience dont 6 - 8 ans d’expérience réussie dans un ou des poste(s) similaire(s) dans le secteur privé, parapublic ou public ;

  • Tu es capable de travailler dans un environnement tech, en forte croissance ;

  • Tu partages le projet et les valeurs de l’entreprise et tu es l’aise pour interagir avec des acteurs de haut niveau, dans le domaine public, parapublic et privé

  • Tu as de belles compétences en gestion de projet et en travail d’équipe, l’aptitude à la planification et à l’organisation d’évènements ;

  • Tu possèdes d’excellentes compétences rédactionnelles et tu maîtrises le pack Office, ainsi que les outils Google Workspace ;

  • Tu sais faire preuve de flexibilité, d’assiduité et de disponibilité, et tu préserves la confidentialité des échanges et des informations auxquels tu as accès

  • Tu maîtrises l’anglais couramment


Déroulement des entretiens

  • Entretien RH pour s’assurer que tes objectifs professionnels correspondent à ce que nous recherchons (30min)

  • Entretien avec ton futur manager, Loic (1h)

  • Entretien final avec Emilie, notre CEO (45min)

  • Prise de références et café dans nos locaux pour rencontrer ta future équipe

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