Vos missions :

Executive Assistant pour le CEO, le Managing Director et la Financial & Admin Officer :
• Gestion des agendas électroniques et prise des rendez-vous (internes/externes)
• Gestion de l’organisation matérielle et logistique des réunions
• Traitement des notes de frais
• Traitement du courrier
• Organisation des déplacements (séminaires, forums etc)
• Réponse aux demandes d’information internes et externes
• Organisation d’évènements internes
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Organisation et mise à jour régulière des bases de données relatives à la gestion administratives (dossiers licences, matériel, procédures etc)

Office Manager :
• Maintenance des locaux :
o Organisation, coordination des projets/travaux/diverses interventions
o Recherche et suivi des prestataires pour la réparation des locaux (devis, contrats, facturation)
• Gestion des sujets relatifs à la sécurité des locaux
• Participation aux réunions concernant le site (RIE, réunion avec le gestionnaire, les locataires etc) et transmission interne des comptes rendu
• Gestion du stock du matériel bureautique (planification, achat, tenue du registre, réparation, restitution, recyclage / vente) pour tous les collaborateurs
• Gestion d’achats divers (bureautique, fourniture, etc.)

Compétences opérationnelles

• Excellente capacité d’expression et maitrise parfaite du français écrit et oral
• Anglais courant
• Excellente organisation et capacité de priorisation
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence

Savoir être :

• Discrétion
• Autonomie
• Bon sens relationnel
• Réactivité
• Capacité d’anticipation
• Calme

HR Call
Entretien avec notre CFO
Entretien avec nos DG