Vos missions en quelques mots

Sous l’autorité de la cheffe de département, vous participez activement à la gestion administrative et opérationnelle de l’activité locative de l’établissement, ainsi qu’à son développement commercial en appui à l’équipe en place.

Missions administratives :

- Gérer et envoyer le planning des réservations (pose d’option, consultation de disponibilité…) ;

- Contribuer à la contractualisation des manifestations (élaboration de devis et conventions) ;

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- Effectuer le suivi administratif de l’activité en respectant les process et les outils mis en place (suivi des chronos, mise en forme, archivage des documents…) ;

- Participer au suivi administratif et comptable du Département en travaillant en étroite collaboration avec le service Ordonnancement et l’agence comptable (des points réguliers seront à planifier et à conduire) ;

- Réaliser la facturation de l’activité du Département dans le respect des procédures internes : factures d’acomptes / de soldes / de redevances, suivre et réaliser les relances ;

- Contribuer au suivi financier des redevances avec les traiteurs référencés par le Musée ;

- Gérer et mettre à jour les tableaux de bords de suivi d’activité du département.

Missions commerciales et opérationnelles :

- Traiter les demandes entrantes (téléphonique, mail) en soutien à l’équipe en place ;

- Participer à la réalisation des manifestations qui vous seront confiées (déroulement opérationnel/logistique, fiches de production, …) ;

- Participer aux réunions d’organisation ou repérages,

- Être l’interlocuteur des organisateurs (clients, agences, services internes du Musée…) auprès des différents intervenants de l’établissement et du site des Invalides (service sécurité/surveillance, moyens généraux…) ;

- Réaliser, placer et retirer la signalétique d’orientation vers les espaces locatifs en amont des événements ;

Profil recherché

• Bac +2 minimum ou équivalence en commerce, gestion ou évènementiel
• Expérience souhaitée dans un poste similaire
• L’attrait pour le milieu culturel serait un plus